行政小王最近在整理上个季度的办公耗材采购单时，发现一个挺尴尬的事——有三笔订单是同一种墨盒，但两次是因为打印机型号搞错了，另一次是明明刚换过粉，却没人通知采购停手。

这事说大不大，说小不小。可偏偏每次都是他被叫去擦屁股。财务问：‘这重复采购是谁批的？’技术部问：‘你们是不是不知道我们换设备了？’小王只能苦笑：‘我哪知道那么多……’

其实他知道，问题不在人懒，而在信息断层。谁换了设备，谁领了耗材，谁提交了申请，全靠微信群里吼一嗓子，或者口头传话。一条消息漏了，后面就是连锁反应。

他试过建Excel表，颜色标注紧急程度，结果没两天就乱了套。有人填错列，有人忘了更新，还有人根本不知道表在哪。后来他干脆打印出来贴墙上，美其名曰‘可视化管理’，实则成了‘谁路过谁改两笔’的涂鸦墙。

直到有天，技术部老张随口说了一句：‘你这不像是在管流程，倒像在收集错题。’

小王一听，愣住了。错题？对啊，这些反复出错的点，不就是典型的‘流程盲区’吗？与其每次都救火，不如把每一次错误变成下一次的提醒。

他开始记‘错题本’。不是真拿个本子，而是用一款能自定义字段和规则的管理系统，把自己踩过的坑一个个设成校验条件。比如，某型号打印机已更换，系统就在采购申请里自动屏蔽旧耗材选项；再比如，某个部门刚领过硒鼓，三个月内再次申请时，必须上传技术确认单，否则流程卡住。

最让他得意的是‘跨部门联动提醒’。以前采购审批通过后，没人通知仓库和使用部门，导致货到了没人接，或者急用时才发现库存为零。现在他设了个规则：采购单一旦完成，系统自动给仓库管理员和对应设备负责人发消息，附带预计到货时间。

有一次，市场部临时要办大型活动，申请一批A3彩打耗材。系统检测到他们过去半年几乎没用过这类材料，立刻弹出提示：‘该部门无高频A3打印记录，是否确认需求？’并自动抄送IT和行政双线审核。结果一查，原来是新人填错了表格类型，误选了高配耗材。这一拦，省了八百多块。

他还悄悄加了个‘沉默反馈机制’。比如会议室预约成功后，系统会在使用后一天发匿名问卷：‘设备是否齐全？环境是否整洁？’如果连续两次评分低于3分，下次预约时就会自动附加一条备注：‘近期该场地反馈不佳，请提前检查。’

这些规则，都不是一开始就有的。他是靠一次次出问题，然后在系统里补一条逻辑，像搭积木一样把漏洞堵上。渐渐地，同事开始说：‘这系统怎么比你还清楚规矩？’

其实哪是系统清楚，是小王把那些被人忽略的细节，变成了可执行的规则。以前大家觉得行政工作就是跑腿、填表、催流程，但现在，他的‘错题本’让每个环节都有了记忆。

有次新来的实习生填报销单，上传发票时拍歪了，系统直接提示：‘图片模糊或角度过大，请重新拍摄。’实习生嘟囔：‘这系统还会教人？’旁边的主管笑了：‘它不是教人，是记住了小王去年被财务退单的教训。’

最近，人事部想做个员工生日关怀计划，本来打算用Excel排期，小王主动帮忙，在系统里建了个‘生命周期事件模板’。员工入职满一年、生日、项目结项，系统自动触发提醒，甚至能根据部门偏好推荐不同类型的关怀方式——技术部喜欢咖啡券，市场部偏爱下午茶，这些数据都是从过往申请中学习来的。

他没跟领导汇报这是什么创新，也没写PPT讲‘流程优化闭环’。他就想着，别再让下一个行政同事，因为同样的错误被叫去解释三次。

有时候，管理不是要建一座复杂的塔，而是把地上散落的砖，一块块捡起来，码成一道防风的墙。