老陈是公司资历最老的行政专员，从搬工位、发钥匙到安排保洁，他几乎包揽了所有‘看不见但不能停’的事。去年春天，公司搞开放式办公改造，大家开始轮换工位，每周五下午抽签换位置。本以为是件小事，结果老陈的Excel表格成了全公司的‘定时炸弹’——总有新人坐错位，有人连着两周被分到靠打印机的位置，还有人发现自己的储物柜早被人占了。

问题出在哪儿？表面上看是排班混乱，其实是信息不同步。老陈的表只存在他电脑里，更新一次要手动发邮件，还得提醒各部门查收。更麻烦的是，工位调整常和设备借用、门禁权限、甚至绿植养护绑在一起——比如3号区的那盆琴叶榕，只有坐南向窗边的人才记得浇水。

有次我路过茶水间，听见财务小吴吐槽：‘上周我换到东区，结果门禁刷不开，电话打给老陈，他说忘了同步权限。我抱着笔记本在走廊坐了二十分钟，像在演职场默剧。’

真正让老陈下定决心换工具的，是一次团建前的混乱。公司要拍全员合照，行政提前一周通知固定工位三天，结果当天还是有八个人站错了位置。老板笑着说：‘咱们是不是该给工位上贴条形码？’没人笑出来。

后来IT小刘推荐了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。名字听着普通，但它特别的地方在于——不用等开发，自己就能搭功能。老陈花了一个周末，照着教程把工位轮换做成了一个‘流程+数据表’的组合应用。

他先建了个‘工位库’，每张桌子编号，关联区域、电源接口、网络端口、是否靠窗，甚至备注哪张桌子键盘托抽屉卡顿。然后做了个‘轮换计划表’，设定规则：每人每月最多一次跨区调动，新员工优先分配带备用电源的座位。最妙的是，他把门禁系统导出的名单对接进来，每次调整自动触发权限更新申请，抄送给IT和部门主管。

他还顺手解决了琴叶榕的问题。在工位记录里加了个‘附属责任’字段，绑定绿植编号，谁坐那儿，系统就自动给那人发条消息：‘您本周需照看3号区琴叶榕，建议周三、周日浇水。’第一次提醒时，市场部的小张回了句：‘我是来上班的，不是来当花匠的。’可两周后她主动在群里问：‘我要调走了，谁能接我的琴叶榕？它刚冒新芽。’

这系统最让人意外的，是它开始‘长’出没人计划过的功能。销售部发现可以用来登记客户来访临时座，直接关联会议室预订；HR拿来试运行弹性打卡记录，坐班不满三天的员工自动进入灵活考勤池；甚至连保洁阿姨都用上了——她在手机上看到哪张桌子‘连续三天未使用’，就不用擦了，省下不少时间。

其实蓝点这类系统的核心，不是功能多强，而是允许普通人用自己的逻辑去组织工作。老陈不会写代码，但他清楚每个工位背后有多少隐形链条：谁讨厌风扇声，谁需要离厕所近，哪个位置Wi-Fi信号弱。以前这些只能靠记忆和默契，现在能被记录、流转、提醒。

上个月公司搬家，新办公室大了一倍。有人担心工位管理又要乱，结果老陈只用了半天就把新布局导入系统，生成了第一版轮换方案。那天下午，我看见他在测试自动提醒：‘您下周将调至B2-17，该位置邻近茶水间，请注意私人物品收纳。’

他按下发送，喝了口凉透的咖啡，说了句：‘这下，总算不用靠便利贴活着了。’