我们公司不大，三十多号人，但会议室总是‘抢’得厉害。每周一上午的例会前，总有同事在群里问：‘三楼那个小会议室到底能不能用？’有人说是市场部占了，有人说是技术部刚退房但没释放系统，还有人干脆直接冲上去看——门锁着，白板上写着‘内部讨论中’，连个电话都没留。

这事儿以前归行政小李管。她倒不是不负责，相反，特别认真。每次有人订会议室，她都手动登记在Excel里，再发邮件确认，末尾还贴心地附一句：‘请按时退场，方便下一位使用。’可问题是，大家忙起来哪还记得这些？一次产品评审拖了四十分钟，隔壁等着开用户访谈的团队只能蹲走廊刷手机。

去年年底，行政部来了个实习生，叫小舟，95后，话不多，但眼神总盯着电脑。有天中午，我路过行政台，看见她正对着那个老Excel表皱眉。我随口说了句：‘这玩意儿是不是该退休了？’她抬头看了我一眼，说：‘其实不是表格的问题，是流程太软了。’

我没太懂，但她接下来的动作让我明白了什么叫‘硬流程’。

她用了蓝点通用管理系统——就是那种谁都能自己搭应用的平台。她说以前在学校社团搞活动预约，就靠它顶着。她没动我们的OA，也没申请IT支持，就在蓝点上新建了个‘会议室调度中心’，把三个会议室分别建为资源项，每个设置最大时长两小时，超时自动标黄预警。最关键的是，她加了个必填的‘用途’下拉菜单，选项只有四个：项目会议、客户接待、临时讨论、其他（需备注）。

起初大家都觉得麻烦。‘我就开个十分钟短会，还得选用途？’技术部老王抱怨。可小舟坚持，说这不是为了管你们，是为了反向优化资源。比如，系统跑了一个月数据，发现‘临时讨论’占比47%，而这类会议平均时长18分钟，基本都是站着聊几句的事儿。她跟主管建议：不如在茶水间角落设个‘闪电沟通区’，配块小白板和无线投屏，免预约。主管采纳了，还顺手撤掉了两个长期闲置的投影仪维护合同。

更妙的是那个下拉菜单带来的意外效果。市场部有次提交‘客户接待’，系统自动触发一条待办给保洁：使用后30分钟内完成清洁并检查设备。之前这种事全靠小李私信提醒，经常漏。现在，保洁阿姨手机上直接弹任务，做完勾一下就行。有一次客户提前到，发现会议室还没清完，前台一查系统，发现保洁任务还在进行中，立刻调了备用房间，全程没惊动任何人。

最让我意外的是权限设计。小舟没给所有人开放编辑权，而是设了‘预订人’和‘变更人’分离。你订了会议，可以取消，但不能擅自延长；要延？得走一个极简审批，抄送原时段前后预订人。有次财务总监想延半小时，结果系统自动通知了后面排着的产品经理，对方回了个笑脸：‘行，但我带咖啡进来哈。’——就这么一个小互动，反而让跨部门关系松快了不少。

后来我问她，为啥非得用这个蓝点系统，不直接用钉钉或者企业微信的日程功能？她说：‘那些是通用工具，像一次性筷子，用完就扔。但会议室是个持续运转的器官，得能长出自己的神经。比如我们现在能看‘高峰冲突热力图’，知道每周二下午三点是最挤的，就主动把周例会挪到了上午十点。这才是管理，不是记录。’

最近，连CEO都开始关注这个系统了。他发现销售部连续三周‘客户接待’预订量下降，一查，原来是最近都在远程签约，线下接待少了。他顺手调整了前台排班，把一个人调去支援展会筹备。没人开会提这事，但它确实发生了——因为一个下拉菜单。