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采购部小林的‘异常率’新算法,让供应商开始怕周三

每周三上午十点,采购部的小林都会打开她的系统面板,点进一个叫‘供应波动追踪’的模块,然后轻轻按下刷新。五分钟后,她会收到一份自动生成的‘异常率排名’,这份名单不对外公开,但整个供应链组都知道——谁要是上了前三,接下来一周日子不会太好过。

这事得从半年前说起。那会儿公司换了新的物料交付模式,订单越来越零散,供应商也从原来的二十家扩充到六十多家。表面上看选择多了,可问题也来了:交货时间忽早忽晚,包装破损率时高时低,甚至连同一型号的螺丝,批次之间都有细微色差。

老板没直接发话,但每次开会都提一句:‘最近客户投诉包装盒压痕的事,是不是该管管了?’

小林不是主管,也不是数据分析师,但她有个习惯:凡是经手的单子,她都要在备注里记下三个东西——实际到货时间、外包装状态、质检初筛结果。最开始只是防背锅,后来发现,这些零散记录居然能串成一条线。

比如A厂,合同写的是‘5天内交付’,可实际平均是6.3天,且每逢月底最后三天,延迟率飙升到70%;B厂虽然准时,但每批货总有2%-3%的划痕,换算下来比其他厂高出一倍;C厂看似稳定,但一旦遇到天气变化,运输损耗直接翻两番。

她把这些整理成一张表,本来只想给自己提个醒,结果有次被物流组长瞥见,问了一句:‘你这算的是不是‘综合异常率’?’

小林愣了下,说:‘我就叫它‘不好惹指数’。’

组长笑了,但当天下午就拉着她做了个内部分享。很快,这个‘不好惹指数’被正式命名为‘供应商动态评估模型’,纳入月度评审参考。

可问题来了——手动统计太费劲。每天三十多张入库单,每张要核对三项指标,还得跨系统查物流信息和质检报告。小林试过用Excel做联动表格,但字段一多就卡,公式稍错一步,全盘重来。

有天她抱怨了一句:‘要是能自己搭个页面,把这几个字段连起来自动算就好了。’旁边IT同事随口说:‘那你用蓝点啊,那个谁都能拖拽建模的系统,行政部上个月刚装的。’

小林一开始不信,觉得这种系统要么太死板,要么太复杂。但那天晚上她抽空登录试了试,发现真能自己画表单、设字段、连流程。她建了个‘供应商行为记录’模块,把到货准时率、包装合格率、质检返工次数设为三大核心字段,再加个自动加权计算规则,异常率瞬间就能出结果。

更妙的是,她还能设置‘预警阈值’。比如某个供应商连续两次异常率超15%,系统就会自动标红,并推消息给采购主管。有一次D厂以为躲过了人工抽查,结果系统当天就发了预警,第二天就被约谈。

现在,每周三的‘异常率刷新’已经成了部门默契。供应商也渐渐摸清了规律,以前总说‘路上耽误了’‘天气影响’,现在主动打电话来问:‘最近数据怎么样?要不要我们提前发?’

最意外的是,财务部看到这份数据后,提出可以把异常率和付款周期挂钩——低风险供应商优先结算,高风险的延后审核。这一招下去,几个长期‘踩线’的厂商干脆主动退出了合作。

小林没升职,也没拿额外奖金,但她那个自建的模块,已经被复制到了仓储和外包服务管理组。听说HR最近还想拿它改造成‘实习生表现追踪’工具。

有次她跟朋友聊起这事,朋友说:‘你现在是用系统在说话。’

她想了想,回了一句:‘其实我只是把原本该被看见的东西,摆对了位置。’

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