去年夏天，我们公司食堂开始推餐补政策——每人每天15元，刷工卡自动抵扣。听起来挺简单，可没过多久，财务部就发现账对不上了。每个月实际支出比预算多了两万多，没人知道钱去哪儿了。

最开始大家以为是系统问题。毕竟新上的刷卡机，接口对接时确实出过几次数据延迟。IT查了一圈，说刷卡记录没问题，每一笔都有时间、工号、金额，清清楚楚。那问题出在哪儿？

行政部被叫去开会。他们用的是一个共享Excel表，用来登记哪些人当天在岗、是否享受餐补。理论上，只有打卡+在岗的人才能领补贴。但这个表是手动更新的——每天早上，各组长把缺勤名单发给行政小王，小王再一条条复制粘贴进表格。

问题就出在这张表上。

有一次，销售部临时团建外出去客户现场，忘了报备。小王按常规流程，把没报缺勤的人都算进了补贴名单。结果那天27个人根本没来公司吃饭，补贴照发。还有一次，实习生离职手续办完了，HR系统还没同步，行政表里还挂着人名，又发了一周的钱。

更麻烦的是，这张表权限太开放。最初为了方便，设成部门所有人都可编辑。结果有人手滑删了整列数据，有人改完后忘记保存版本，还有人用了自己的命名规则，比如‘张伟（请假）’和‘张伟-事假’被当成两个人。

财务要核对时，只能从三个地方拼凑信息：考勤系统、HR离职名单、行政Excel。每次对账都像破案，还得翻聊天记录找‘那天谁说了谁没来’。

吵了三个月，谁都不认错。财务说行政数据不准，行政说流程太复杂，HR嫌他们不该自己搞表格。

直到有次老板问了一句：‘就不能让系统自动算吗？’

我们才意识到，其实所有数据本来就在系统里：打卡有记录，入职离职有状态，部门归属也清晰。只是没人把这些串起来。

后来，IT推荐了一个叫蓝点通用管理系统的工具。说是不用写代码，自己拖拽就能搭应用。行政试着做了一个‘餐补核算模块’：自动拉取当天考勤状态，过滤离职和请假人员，再对接财务的发放名单。审批流也加上了——如果有特殊调整，必须走二级确认。

最关键是，它能自动留痕。谁改了什么、什么时候改的，一目了然。也不用再传Excel，手机端就能看实时数据。

上线第一个月，餐补支出直接回落到预算线内。财务松了口气，行政也不用每天接催债电话了。

后来听说，隔壁分公司还在用手动表格，每月对账要花三天。我们这边现在十分钟生成报表。

其实很多管理问题，不是制度不严，也不是人不负责任，而是该闭环的数据没闭环。一个看似很小的补贴发放，背后牵着考勤、人事、财务、权限管理。以前靠人跑流程，总有缝隙可钻。现在系统把节点卡死了，反而谁都轻松。

最近行政小王还顺手做了个会议室使用统计功能，说下次申请扩容有数据支撑。他笑称，终于不用当‘Excel侠’了。