上周三早上九点，市场部的小李冲进3号会议室，准备开季度复盘会，却发现里面坐着技术部的五个人，正围着白板画架构图。小李愣了两秒：‘这间不是我订的吗？’对方也一脸懵：‘我们也是啊，系统显示可订。’

两边翻手机、查邮件、打电话给行政，最后发现——同一个时间段，两个部门都‘成功’预订了同一间会议室。更离谱的是，行政后台的表格里，那天上午这间屋子被排了四场会，其中两场压根没人来，但系统记录却是‘正常使用’。

这已经不是第一次了。上个月财务部在4号会议室做审计谈话，结果被临时插入一场产品头脑风暴，录音都没敢开；前两天CEO临时想找个空房间见客户，转了三层楼才找到一间没被占但没空调的杂物间。

问题出在哪？表面上看是‘抢会议室’，实际上，是我们用了三年的那个共享Excel表终于撑不住了。

最开始，行政部建了个在线表格，按天分页，谁要开会就手动填时间、人名、设备需求。简单，透明，谁都能改。可随着人数从80涨到260，一天平均15场会议，这个表越来越像一团毛线。有人删前任留下的占位符，却顺手清了后续的预约；有人复制粘贴时漏改日期，导致同一场会出现在三天后；还有人直接私聊行政同事口头订房，事后忘了同步。

更麻烦的是权限。销售总监可以删掉实习生的晨会，保洁阿姨的排班表也能被任何人编辑。有次市场活动临时改期，负责人想批量调整未来两周的会议室安排，一通操作后，整个表格的格式全乱了，合并单元格错位，颜色标签漂移，连星期几都对不上。

我们试过加规则：比如必须提前24小时预订，取消要走邮件报备，每次修改留备注。可执行起来全是漏洞。谁来查是不是提前订的？备注写‘领导临时听会’算不算合理？行政每天花两个小时核对冲突，还得当‘和事佬’调解纠纷。

后来IT部门牵头做了个简单的内部系统，把会议室变成可选资源，带日历视图和冲突提醒。听起来不错，可上线一个月就卡住了——它不支持自定义字段。我们想加个‘是否需要同声传译设备’，得找外包公司改代码；想统计每个部门的会议室使用率，导出的数据没有归属字段，只能靠肉眼看。

就在大家打算退回Excel时，行政新来的小赵提了个方案：试试蓝点通用管理系统。她说之前在上家公司，他们用这个搭过供应商准入流程、固定资产巡检表，甚至食堂菜单反馈系统。‘不是现成模板，而是自己拖拖拽拽就能建一个应用。’

我们半信半疑地开了个测试账号。第一天，小赵花了四十分钟，建了个会议室管理模块：房间列表、时段选择、申请人、部门、会议类型（内部/客户/培训）、设备需求（投影/电话/翻译）、审批流（超过5人自动抄送行政）。第二天，她加了规则：每人每天最多订两场，每场不超过三小时；连续预订需主管审批；删除预约自动发通知给所有原参会人。

最关键是，所有字段都能自定义，权限能精确到按钮级别。比如只有行政能修改历史记录，普通员工只能新增或取消自己的预约。而且数据能和其他模块联动——比如客户会议自动同步到CRM，培训会议关联学习平台签到。

试点两周后，我们把旧Excel彻底停用了。现在打开系统，3号会议室下周二上午十点被标记为黄色，鼠标悬停一看：‘AI产品评审会（7人），已申请远程接入权限’。点击进去，能看到参会名单、议程链接、预留的茶歇数量。如果某个时间段已被占，日历直接置灰，没法提交。

前几天CEO又想临时见客户，打开APP，筛选‘当前可用+带视频会议功能+容纳8人以上’，三秒锁定5B会议室，系统自动通知保洁提前打扫，并给接待员推送访客登记提醒。

那个曾经一天排四场会的‘幽灵会议室’，现在安静多了。偶尔还有人抱怨‘怎么不能随便改了’，但更多人说：‘终于不用开会前先跑楼了。’