行政部的小李要调岗了。按理说，这种事在公司里不算稀奇，每年总有几个人事变动。可这次不一样——他走的时候，留下了一张谁都没见过的Excel表，标题是：《我每天到底在干什么》。

这张表有27个标签页，从‘打印机加粉时间’到‘会议室绿植换水记录’，再到‘各部门U盘借用登记’，密密麻麻填满了三年的数据。最离谱的是，每个条目后面还附了操作人、审批节点、关联设备编号，甚至有些还贴了截图链接。

IT主管老周看到这表的第一反应是：‘这人是不是被监控了？’

后来才知道，小李根本没想留名，他只是怕自己一走，那些‘没人知道但总得有人做’的事，突然断掉。

比如，每个月15号下午三点，行政要手动登录门禁系统，把实习生的临时卡权限延长一周。这事没写进SOP，也不在OA流程里，全靠口口相传。再比如，财务部每季度要导出一次访客停车费统计，但系统导出格式总是错位，得靠小李用Excel宏修正——而那个宏，只存在他电脑D盘的一个叫‘别删’的文件夹里。

他一走，这些‘隐性流程’全崩了。

财务报销开始卡在‘外来人员核销’环节，新来的行政小姑娘连门禁后台在哪都找不到。更绝的是，保洁团队突然被锁了三楼刷卡权限——因为没人记得每周要批量续签外包人员的门禁周期。

老板开会问：‘我们不是上了好几个管理系统吗？怎么还靠一个人记事？’

没人回答。但大家心里都明白：系统是管‘标准动作’的，可现实里，80%的行政工作，恰恰是非标的、临时的、跨系统的‘缝合型任务’。

有的公司用OA，可OA只能走审批，没法管‘哪台投影仪配哪种转接头’；有的上ERP，但ERP不管‘团建零食采购由谁垫款’；还有公司买了专门的固定资产软件，结果发现它连‘工位绿植归属人’这种字段都建不了。

问题不在工具少，而在工具太‘专’。每一个系统都像一把特制钥匙，只能开一把锁。可行政人员手里攥着的是整栋楼的琐碎门锁。

后来，IT部门试了个新招：不再追着买专用软件，而是找了一个能让人自己搭管理逻辑的平台。名字挺朴素，叫蓝点通用管理系统。

他们先拿‘离职交接’开刀。把小李那张Excel里的27项任务全搬进去，每一项都设成‘自动化提醒+责任转移’流程。比如‘临时门禁延期’，设成每月13号自动推给行政负责人，处理完必须上传截图，否则三天后自动抄送主管。

更关键的是，他们发现这个系统允许自定义数据字段。于是‘绿植换水周期’成了一个可跟踪的数据项，关联到具体房间号和责任人；‘U盘借用’变成了带归还提醒的资产流转记录；就连‘打印机碳粉余量’，也被做成一张实时更新的仪表板，快没了就自动发邮件给对接供应商。

最让老周意外的是，行政小姑娘自己加了个‘异常情况备注栏’。她说，以前遇到问题只能口头汇报，现在她可以在流程里直接标注‘访客系统无法识别车牌’，并@IT支持，整个过程留痕，还能被后续接手的人看到。

三个月后，小李回公司吃饭，发现自己的Excel表已经被拆解成十几个自动化模块。他开玩笑说：‘我现在就算彻底消失，行政系统也不会瘫痪了。’

其实哪有什么万能系统，真正有用的管理工具，不是替人做决定的那个，而是能让每个人把自己的经验‘固化’成可传递规则的那个。

就像蓝点系统里有个不起眼的功能：任何一条数据，都可以附加‘操作说明’和‘历史变更记录’。新人来了，点开一条资产信息，不仅能看见它在哪、归谁管，还能看见过去三年谁动过它、为什么动、改了什么。

管理的本质，或许从来不是控制，而是让‘知道怎么做’这件事，不会随着某个人的离开而消失。