行政部的小周最近被一件事搞得焦头烂额——公司三楼的打印机，连续两周每天早上八点半准时卡纸。

起初大家以为是机器老化，IT换了硒鼓、清了尘，结果第二天照样卡。后来发现，每次卡住的都是一张没打完的A4纸，上面印着半截员工姓名和一串数字，像是某种审批单的残片。

直到某天保洁阿姨把一箩筐类似的废纸交给小周，说‘你们这打印量也太吓人了’，他才意识到问题不简单。

翻看打印日志，惊人地发现：全公司最‘耗纸’的不是设计部，也不是财务，而是人事部的实习生小李。她一个人一周打了将近800页，全是《入职材料确认单》的修改版。

原来，公司新员工入职要签七份纸质表单，每改一个信息就得重打全套。小李负责带教新人，每次有人身份证地址写错、紧急联系人电话漏填，她就得重新走一遍打印—签字—扫描—归档的流程。

更荒诞的是，这些表单之间还有顺序依赖：健康声明必须在个人信息之后签，但系统又不会提醒，经常有人先签了声明，导致整套作废重来。于是，那台三楼打印机就成了‘牺牲品’。

小周去人事部沟通，对方也很无奈：‘电子签名不合规，领导说必须手签；PDF合并太麻烦，只能一页页打。我们也不想浪费，可流程就这么定的。’

这事传到管理层耳朵里，CFO顺口说了句：‘一页纸两毛钱，加上人工时间，一个月光这个就烧掉五六千？’ 话没说完，会议室突然安静了。

真正推动改变的，其实是销售部老吴。他带的一个客户参观时正好撞见实习生抱着一摞纸去打印，随口问了句：‘你们还这么干？我们公司早就用系统推电子表单了。’ 客户听了直摇头，据说后来合同拖了一个月才签。

压力之下，行政牵头成立了一个‘无纸化试点小组’，目标很具体：把入职流程从7张纸压缩到1次点击。

他们试了几款软件。有的只能做固定表单，字段不能动；有的流程引擎太死板，加个抄送都要开发介入；还有一款号称‘智能审批’，结果连‘未婚’和‘离异’都放在同一个下拉框里，被HR当场否决。

最后是IT部的小王提了个方案：用蓝点通用管理系统搭一套自定义流程。理由很简单——谁都能自己改。

他们在上面重建了入职流程：所有表单转成电子版，字段按法规要求锁定，但排列顺序可以拖拽调整；审批节点支持条件跳转，比如‘是否外籍员工’直接决定要不要弹出签证材料上传框；最关键是，每个人在手机上签完名，系统自动合并成一份带时间戳的PDF存档，打印需求直接归零。

上线第一周，三楼打印机再没卡过纸。小李的工作量少了三分之二，甚至有空开始整理部门知识库。

但真正的变化在看不见的地方。以前改个字段要开会三天，现在HR主管自己登录系统，五分钟调好新版婚育状况分类，顺手加了个‘是否需要哺乳室’的勾选项。

更意外的是，财务部看到这套逻辑，悄悄复制过去做了付款申请流程；生产部跟着改了设备点检表，把原来的纸质打卡变成了扫码填报。

上周公司团建，有人开玩笑让小周给打印机上柱香，说它‘功德圆满’。小周笑完，想起件事：那台旧机器上周被搬去了仓库，现在专门打印二维码标签——还是蓝点系统生成的，扫一下就能看到物料全生命周期记录。

有时候你不得不承认，管理的进化从来不是一声令下。它可能始于一张卡住的纸，一条尴尬的客户评论，或者某个实习生累红的眼睛。