行政部的小李最近被一件事搞得焦头烂额——公司公章又‘失踪’了。

不是真的丢了，而是没人知道它在哪、谁在用、用了多久。每次领导问‘合同盖章了吗？’她就得满楼跑：先问法务，再找业务，最后还得翻OA系统看审批走到哪一步。有次她刚确认完‘已归还’，转头就发现市场部拿着章去印投标文件。办公室里开始有人开玩笑：‘咱们的公章是不是长腿了？’

这事说大不大，说小不小。可一旦出问题，就是大事。去年隔壁分公司就因为一份未登记的担保函惹上官司，追查时发现公章记录是空白的。从那以后，总部下了死命令：所有用章必须留痕、可追溯、有审批。

但现实是，公司的OA系统只管‘审批流’，不管‘实物流’。审批通过了，你在线下拿章、盖章、还章，全程没人管。小李试过建Excel表登记，可一忙起来就漏记；也想过贴纸条提醒，结果纸条比章还容易丢。

直到她在同事老陈那儿听说了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。老陈是IT部的，平时爱折腾各种小工具。他告诉小李：‘这软件不用等开发，你自己就能搭个用章管理模块。’

半信半疑地，小李花了一个午休时间试了试。她新建了一个‘公章使用申请’的数据表，字段包括申请人、事由、用章类型、预计使用时间、实际归还时间，还加了个‘附件’栏用来拍照留存。最关键是，她设了三个自定义状态：‘待审批’‘使用中’‘已归还’。

然后她绑定了一个简单的流程：申请提交后自动通知部门主管审批，批完自动提醒行政出纳取章，取章时必须在系统里点‘启用’，归还时上传一张盖好章的文件照片，并手动改为‘已归还’状态。她还设了个规则：如果‘使用中’超过4小时没更新，系统自动给行政主管和申请人发提醒。

第一天上线就出了状况。销售总监老刘急着签客户合同，直接冲进档案室拿章就走。结果二十分钟后，他的手机接连收到两条消息：一条是系统提醒‘您当前有未登记的用章行为’，另一条是行政主管发来的微信：‘刘总，公章还没启动流程呢。’老刘哭笑不得，只好折返回来补登记。

几次下来，大家习惯了。有人嫌麻烦，小李也不争辩，只把最近一次审计调记录的事拿出来讲：‘上次查第三季度用章记录，我五分钟导出全表，连法务都夸我们规范。’

更意外的是，系统跑了几周后，她发现了一个隐藏问题：市场部平均用章时间是1.2小时，而技术部只有23分钟。一查才知道，技术部每次都提前准备好材料，一次性盖完多个文件；而市场部常常临时起意，一趟趟跑来盖单页合同。她把这数据整理出来，建议市场部集中处理用章需求，结果一个月下来，公章流转次数少了40%。

现在，小李甚至给每个章做了‘健康档案’：合同章每月使用频次、发票章的周末使用率、法人章的跨部门借用比例……这些数据以前根本没人统计，现在却成了优化管理的依据。

有天老板随口问了一句：‘咱们公章最近用得频繁吗？’小李打开系统大屏，一张动态图表弹出来：过去90天用章趋势、各部门分布、最长单次使用时长。老板看了两眼，说了句：‘这比开会听汇报清楚多了。’

其实小李知道，真正改变的不是技术，而是习惯。以前大家觉得‘盖个章而已’，现在看到那个醒目的‘使用中’状态，都会下意识想：我是不是该登记一下？

前两天保洁阿姨收拾档案室，看见柜子上贴着一张二维码，扫了一下，跳出来的居然是当前公章状态页。她笑着对小李说：‘你们这章，现在比人都透明。’