办公室饮水机旁边那个旧纸箱，原本是用来装空桶的，现在却堆满了手写的水票——红的、蓝的、复印纸裁的、便利贴贴的，上面歪歪扭扭写着‘3桶，财务张姐’‘2桶，技术小王，周三送’。行政部的小陈每天中午都要蹲在那儿数票、登记、打电话催送水，偶尔还得应付同事质问：‘我上周报了5桶，怎么才送两趟？’

最离谱的一次，采购经理老李拿着自己手机里的聊天记录来找她：‘我明明在群里说了要加急送8桶到会议室，结果半天没人来，客户都到了才匆匆忙忙搬进来，这算什么管理？’

小陈委屈得不行。她不是没试过用Excel登记，可每次有人临时加单、改地址、退桶，表格就得重拉一遍，颜色标注太多反而看不清。更麻烦的是，送水师傅也抱怨：‘你们行政给的单子一会儿微信一会儿口头，我记不住啊，送错了你们还怪我。’

这事拖了两个月，直到IT部新来的小林提了一句：‘你这不就是缺个流程吗？又不用开发，搭个系统表单就行。’

小陈一开始不信，觉得搞系统哪有这么简单。但小林带她看了他们技术部正在用的蓝点通用管理系统，她才明白什么叫‘人人能自定义’。

没有复杂的代码，也没有冗长的培训。小林只用了二十分钟，就帮她建了个‘饮用水申领流程’：

• 第一步，创建一个‘水票申领’表单，字段包括部门、申请人、联系电话、申领数量、送达地点、紧急程度（普通/加急）、是否需要回收空桶。
• 第二步，设置自动流转规则：提交后自动通知行政审核，审核通过立刻推送消息给送水服务商，并生成唯一编号便于追踪。
• 第三步，增加一个‘今日待送水’视图，按时间排序，还能筛选加急单。行政和送水师傅手机上都能看。
• 最后，加了个统计报表，每月自动汇总各部门用水量，连人均饮水数据都能出。

最让小陈惊喜的是，这些全是由她自己后续一点点调整优化的。比如有一次市场部团建，一次性申领了40桶水，系统自动触发了‘大额申领需主管确认’的校验规则，避免了误填导致的浪费。还有一次，系统发现行政部门当月用水量突增300%，导出明细一查，原来是实习生误把‘1桶’填成了‘10桶’，连续三天重复提交，系统自动预警才及时拦下。

三个月下来，纸箱里的水票彻底消失了。送水师傅说：‘现在接单清清楚楚，一趟都不多跑。’同事们也习惯了扫码填写表单，甚至开玩笑说：‘连保洁阿姨都学会用紧急加急功能了，说是茶水间断水影响擦地进度。’

其实小陈知道，这事儿的核心根本不是‘有没有系统’，而是‘能不能让普通人快速搭出自己需要的管理工具’。很多公司一提流程管理，就是买OA、上ERP，动辄几十万预算，实施半年还没上线。可真正卡住效率的，往往是这些不起眼的小流程——发水票、领文具、报修空调、借会议室钥匙……

而像蓝点这样的系统，妙就妙在它不预设场景。你可以把它当成一个‘数字积木盒’，今天拼出个水票流程，明天拆了重组成固定资产借用登记，后天再加个员工健康打卡模板。不需要等IT排期，也不用写一行代码。

最近财务部看到行政这边跑顺了，主动找上门：‘我们报销贴票太乱，能不能也做个自定义模板？最好能关联发票识别和审批节点。’小陈笑了笑，打开系统后台，说：‘来，我教你拖两个字段，十分钟搞定。’