茶水间那台咖啡机，最近成了行政部的小麻烦

这台商用半自动咖啡机是去年公司升级员工福利时采购的，摆在茶水间C位，带磨豆、奶泡一体，连研发部最挑剔的几个程序员都点头认可。可谁也没想到，它带来的不只是香气，还有一本越来越难算的‘续杯账’。

起初，咖啡豆、滤纸、奶包这些耗材由行政小林统一管理，每月初盘点一次，估摸着用量去订货。可三个月下来，财务对账发现——咖啡相关支出比预算高出47%。更奇怪的是，明明上个月刚进了两箱豆子，这周却又要紧急补货。

‘谁在偷偷加单？’小林一头雾水。

她开始查采购记录，发现订单都是她自己下的；问前台，说没人代领；翻监控，只看到大家刷卡取用，流程合规。问题出在哪？

直到有一天，她蹲点观察午休时段，才发现玄机：原来‘消耗’不等于‘登记’。

工程师老陈每次做手冲，要用三张滤纸（他说这样流速稳定）；产品经理阿琳喜欢双倍浓缩，一做就是四杯存保温杯里；实习生小杨根本不会操作，浪费的豆子能炒一盘菜。而所有这些‘非标准操作’，系统里根本没有记录。

行政买的是一整套‘办公用品管理系统’，但里面只有‘采购申请’‘入库登记’‘领用签字’这种通用模块。咖啡耗材被归在‘低值易耗品’里，领一次记一笔，无法细分到‘每人每周用了多少克豆子’或‘哪种浪费最严重’。

小林试过贴告示、发邮件提醒节约，效果微乎其微。直到她在公司内网论坛看到一条冷门帖子：《如何用自定义字段追踪饮水机水桶流转》。

帖子里提到一款叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是不用写代码，就能自己搭一套数据结构。她抱着试试看的心态注册了免费版，花了两个晚上，建了个‘茶水间耗材追踪表’。

她先拆解了咖啡制作流程：选豆→称重→研磨→冲泡→清洁。然后为每个环节设置字段：

• 耗材类型（下拉选择：咖啡豆/滤纸/奶包/清洁剂）
• 使用人（关联员工花名册）
• 使用量（数字字段，支持小数）
• 用途场景（单杯/会议/招待/其他）
• 备注（可上传照片，比如撒了一地的豆子）

最关键的是，她设了一个‘每日自动提醒’：每天下午4点，系统会推送一条消息给所有当天使用过咖啡机的人，弹窗问：‘今天用了多少？请花30秒登记一下～’

一开始响应率不到20%，但她灵机一动，在登记完成的用户中每周抽奖送星巴克券，参与率迅速升到85%以上。

数据跑了一个月，真相浮出水面：

• 咖啡豆最大消耗来自‘会议场景’，占总用量61%
• 滤纸浪费集中在新员工，平均每人每次多用1.8张
• 清洁剂消耗异常是因为有人用它洗马克杯（本应用洗洁精）

她拿着报表去找部门主管沟通，很快达成共识：

1. 会议用咖啡改为预约制，由行政统一准备，按人头定量供应
2. 新员工入职培训增加‘茶水间礼仪’实操环节
3. 在咖啡机旁贴上‘标准用量指南’图解

更妙的是，她利用系统里的‘公式字段’，设置了一个‘库存预警值’：当咖啡豆剩余量低于1.5公斤时，自动触发采购申请草稿，并抄送她的直属领导。

现在，咖啡相关支出回落到预算范围内，甚至略有结余。而那台咖啡机，依旧香气四溢，只是背后的管理逻辑已经完全不同。

上周五下午，技术部小王在系统里提交了一条建议：‘能不能把这套模板复制过去，用来管我们实验室的试剂耗材？’

小林笑了笑，在回复里写道：‘当然可以，我已经把它设为‘公开模板’了，搜“茶水间耗材”就能找到。’