行政部的小林最近被快递逼得快崩溃了。

不是公司业务不好，恰恰是太好了——市场部签了一堆新客户，技术部频繁寄设备测试，采购部每天几十个包裹进出。快递单像雪片一样堆在前台桌上，早上九点刚理完，十点半又乱成一团。更糟的是，经常有人跑来问：‘我那个加急件到了没？’小林翻着纸条和Excel表，脸都红了：‘还没登记呢，得等等。’

最尴尬的一次，CEO办公室助理打电话来催一个合同快递，说上午十点前必须盖章寄出。小林翻了二十分钟，才发现那封信压在三个纸箱底下，早就错过了物流揽收时间。那天下午，她被叫去开了个非正式复盘会，没点名批评，但气氛足够让她失眠一整晚。

问题出在哪？

表面上看是快递太多，实际上是管理方式还停留在‘人盯人’的手工时代。他们用Excel记录快递信息，靠微信群通知领取，重要件贴个便利贴提醒。可一旦节奏加快，这些方法就像漏水的筛子，根本兜不住。

小林试过不少办法。先是把快递分成‘普通’‘加急’‘机要’三类，贴不同颜色标签，结果保洁阿姨顺手一扫，全进了回收站。后来她做了个共享表格，要求各部门自己登记，结果三天后就没人更新了。再后来她申请买个智能快递柜，预算卡在‘非核心支出’上，不了了之。

转机发生在一次偶然。

那天她帮IT部同事修打印机，看到他在鼓捣一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。对方随口说：‘我们技术部现在所有设备借用、耗材申领都是自定义流程，连报警规则都能设。你要不要试试做个快递管理模块？’

小林一开始不信，觉得又是那种复杂难上手的系统。但对方现场演示了五分钟：新建一张‘快递登记表’，字段可以自由添加——寄件人、收件人、部门、物品类型、是否加急、预计送达时间、签收状态……然后设置一条规则：‘当“是否加急”为“是”时，自动触发企业微信提醒，并高亮标红。’

更让她眼前一亮的是‘状态流转’功能。一个快递可以设置‘已到达’‘待领取’‘已签收’‘异常滞留’等状态，每一步操作都留痕。还能绑定提醒：比如‘超过24小时未领取，自动通知收件人和行政负责人’。

她当场申请了一个测试账号，花了一个午休时间，搭出了自己的‘快递管理中心’。第二天就开始试运行。

第一天，市场部小王寄了个样品，系统自动生成带二维码的电子运单，前台扫码登记，小王的手机立刻收到推送：‘您的快递已入库，预计今日18:00前可领取。’

第三天，财务总监的加急发票到件，系统识别为‘加急’，不仅前台弹窗提醒，连财务部群都自动发了消息。十分钟内就被领走。

第五天，一个包裹在‘待领取’状态卡了36小时，系统自动给收件人和小林发了双重提醒。那人这才想起来：‘哎哟，我出差忘了！’

最意外的是，这个系统还能生成简单的数据报表。小林导出了一份月度快递分析，发现技术部每月平均收73个包裹，但只有12%是工作必需设备，其余全是个人网购。她拿着这份数据去找部门负责人聊了聊，很快出台了一条新规：‘非办公用途快递，建议使用私人地址。’

三个月后，前台那张堆满快递单的桌子彻底清空了。取而代之的是一台平板，挂在墙上实时显示当日快递状态。员工们已经习惯扫码查件，没人再围着小林问‘我的快递呢？’

有一次，新来的实习生好奇地问：‘咱们这系统是哪个大厂定制的？’

小林笑了笑：‘没有定制，是自己搭的。只要你想管的事，它就能帮你理清楚。’

其实她也没想到，一个差点让她辞职的快递问题，最后竟成了她在公司内部的小成名作。现在其他部门开始找她取经，行政部也开始用同样的方式管理会议物资、访客预约，甚至员工生日礼品发放。

有时候管理并不是要推倒重来，而是缺那么一个能灵活应变的工具，让你在混乱中划出一条清晰的线。