实习生小王的加班费算错了？一个‘审批节点’引发的流程革命

上周五下午，财务部的李姐在核对工资单时发现，实习生小王的加班费比正常高出三倍。她第一反应是系统出错，赶紧翻了打卡记录——结果打卡时间没问题，申请表也确实提交了，审批流程也走完了。

问题出在流程上。

原来，小王那天晚上加班到九点半，临走前顺手在部门共享表格里填了加班时长，附上了打卡截图。他的直属主管老陈当时正在外地出差，手机弹窗一闪而过，没细看就点了‘通过’。等第二天回公司才发现，小王写的是‘9:30下班’，但没写几点开始，系统默认从9点算起，实际他六点才到岗。

这已经不是第一次了。

行政部之前用的是一套标准化OA系统，所有流程都是预设好的，比如请假、报销、加班。表面看很规范，但一遇到特殊情况就卡壳。实习生不会填标准格式，主管忙起来随手一点，财务只能事后补救。每个月总有那么几单要返工，甚至还得私下补钱。

更麻烦的是，没人能说清到底是哪个环节出了问题。表格改过三次，通知发了五遍，可人一换，老毛病又来。

直到技术部的小刘提了个建议：与其反复修修补补，不如重新设计这个流程。

他推荐用了蓝点通用管理系统。这软件不卖现成模板，而是让人自己搭流程。听起来有点门槛，但真正用起来才发现，它像是给管理问题配了一把万能钥匙。

我们先从加班申请开始重构。

第一步，把原来的自由填写改成结构化表单。新增两个必填项：‘实际到岗时间’和‘最后离岗时间’，系统自动计算时长，不允许手动修改。第二步，设置条件触发的审批节点——如果申请人是实习生或试用期员工，流程必须经过HRBP二次确认，不能由直属主管单独决定。第三步，加入提醒机制：审批超过24小时未处理，自动提醒上级；如果临近发薪日还有待办事项，直接标红推送给部门负责人。

最妙的是，这些改动不需要找IT开发。小刘花了一个午休时间，在界面上拖拖拽拽就完成了配置。连行政阿姨都学会了怎么加个新字段。

试运行第一个月，加班费异常从平均每月6起降到0起。更重要的是，大家不再互相甩锅。老陈说，以前总觉得是财务太较真，现在发现是流程太模糊。李姐也轻松了，不用再半夜翻聊天记录找证据。

后来我们把这套逻辑延展到了其他场景。比如办公用品申领，以前谁都能领，现在实习生领打印机硒鼓需要主管+行政双确认；再比如会议室预订，设置了‘实际使用率’追踪，连续三次订了不用的，下次申请自动进待审队列。

这些改变看起来琐碎，但累积起来，就是一种新的管理语言。它不靠喊口号，也不靠贴制度上墙，而是让每一个动作都有反馈，每一次操作都留下痕迹。

最近新来的实习生小张填完第一张加班单后说：‘这系统好像会提问。’

我说是啊，它问的不是你要什么，而是你为什么这么填。