我们公司行政部有台老式打印机，旁边常年贴着一张皱巴巴的便利贴，上面密密麻麻写着名字和数字。比如：

小王 3页 / 彩打 财务-小李 12页 / 双面 市场部-张姐 1份装订

起初没人当回事，这不就是谁用了谁手写登记嘛？可三个月后，这张纸成了部门里的‘神秘档案’——有人发现自己的打印记录被改了，有人坚称没用过却被记了一笔，甚至还有人开玩笑说：‘这都快成打印界的‘罗生门’了。’

真正出问题是在月底。财务要统计各部门办公耗材成本分摊，一核对，发现市场部的打印量比上月翻了三倍。负责人找来质问，行政小林一头雾水：‘你们这月是做了大型提案吗？’结果一查，原来那张便利贴上，‘小林’写了两行字，一行是‘小林 5页’，另一行是‘市场-小林’，被人误读成行政部自己打了47页。

混乱不止于此。有人图省事，干脆不写；有人写了字太潦草，‘周’看成‘同’；还有人用完直接走人，直到第二天才补记，导致数据滞后严重。更离谱的是，有次保洁阿姨清理桌面，顺手把那张‘核心账本’当废纸扔了——整整一周的数据没了。

这事闹到主管开会复盘，大家才意识到：我们居然靠一张纸在管理一项高频、重复、涉及成本分摊的基础事务。

有人提议买台带计数功能的高端打印机，但报价四万多，还得换网络权限；有人建议用Excel共享表，可手机填不方便，版本还经常冲突；最后IT同事提了一句：‘其实没必要专门买系统，现在很多工具能让你们自己搭个打印登记流程。’

他演示了一个叫蓝点通用管理系统的东西。说是‘系统’，其实更像是一个能自由拼装的管理积木。我们在上面只做了三步：

1. 创建一个‘打印登记’表单：字段很简单——姓名、部门、页数、是否彩打、是否装订、时间自动记录。
2. 设置扫码填写入口：给每台打印机贴个二维码，扫码就能打开登记页，手机点几下就完成。
3. 加个简单规则提醒：比如‘未登记超过2次，自动发邮件提醒本人’，或者‘彩打超10页需部门主管确认’。

最关键是，整个过程行政自己就能操作，不用写代码，也不用等IT排期。

上线第一周，使用率就到了85%。因为方便——扫个码，勾两下，走人。第二周，财务拿到了清晰的分类报表，按部门、按类型、按人头都能拆解。第三周，市场部发现他们实际打印量比上月少了15%，原来是之前登记混乱造成的误判。

更意外的是，有些人开始主动优化。比如技术部自发加了个‘项目编号’字段，用来追踪提案材料的打印成本；HR看到后，也借这个模板做了‘培训资料领取登记’。

这张便利贴最终被扫描存档，钉在了公告栏上，标题写着：‘我们曾用这种方式管理价值十万的资源。’

其实很多管理问题，不是缺意识，也不是缺钱，而是卡在‘启动门槛’上。你想做个登记表，但走采购流程要两周，申请权限要三级审批，开发定制更是遥遥无期。最后只能退回到最原始的方式——纸和笔。

但原始方式一旦运转起来，又会滋生新的混乱，而这种混乱往往要等到出错才被看见。

现在我们办公室有个不成文的规定：凡是需要三人以上协作、每月重复五次以上的事务，就必须‘数字化登记’。哪怕只是借一把伞、领一箱水，也得有个可追溯的记录。

不是为了监控谁，而是为了让‘看不见的成本’浮出水面，让‘模糊的责任’变得清晰。有时候，管理的进步，就始于一次对便利贴的嫌弃。