设计部的U盘总是失踪。

这话听起来像句玩笑，但行政小林上周第三次在周会上被点名：‘为什么又临时采购六只高速U盘？预算不是上个月就超了吗？’

她翻出Excel表格，上面密密麻麻记录着U盘编号、领取人、日期。可问题在于——很多人领了不登记，还了也不勾销。有次一个实习生把U盘插在电脑上，午休回来发现不见了，问一圈都说没拿。最后在茶水间的微波炉旁边找到，贴着张便签：‘谁用完请放回！’

这不是个例。我们公司设计部有12人，平均每人每月要用两到三次大容量U盘传素材。客户给的原始视频动辄几十GB，内网传不动，云盘权限又麻烦。于是U盘成了‘移动硬盘’，但没人愿意主动归还——万一正在赶工，临时要用呢？

最离谱的一次，项目经理老陈要交终版包装设计，结果发现关键一版PSD还在前同事离职前带走的U盘里。打了三个电话才从人家家里寄回来，项目延期两天，客户发了正式投诉函。

这事之后，部门开始讨论要不要干脆每人配一个专属U盘。可财务不同意：‘这算固定资产吗？丢了怎么报备？报废流程走哪条？’

后来是设计组的小吴提了个想法：‘能不能做个简单的借用系统？就像图书馆借书那样，扫码登记，到期提醒。’

他本来想用钉钉审批搭个流程，结果发现只能走申请，没法自动追踪归还，也没法设置超时提醒。有人借了不还，除非手动去查，否则根本不知道卡在哪一环。

这时候，IT部的小李推荐了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。说是‘通用’，其实就是让你自己搭管理应用，不用写代码。他花了半小时建了个‘U盘借用管理’模块：每个U盘贴二维码，扫码就能看到当前状态；借用人选自己名字，系统自动记录时间；设置7天自动提醒，超期三天直接通知主管邮箱。

更巧的是，有个U盘被借走后一直没还，系统在第八天发了预警。小李顺手查了下日志，发现是实习生小张借的，但他已经在五天前提交了离职申请。一问才知道，他走的时候把U盘落在工位抽屉里，新来的同事清理时当废品收走了。

现在系统加了条规则：员工状态为‘即将离职’时，无法借出任何资产。同时，所有借用记录都留档，交接清单自动生成。

用了两个月，U盘丢失率降了八成。财务那边也松口了，说如果这套模式能复制到投影仪、测试机这些设备上，明年预算可以考虑列专项。

其实大家不是不愿意登记，而是原来的流程太重。填表要找模板，还了没人确认，丢了也不追责。现在扫码三秒完成，到期不还手机弹窗，面子上挂不住，自然就还了。

前两天保洁阿姨打扫会议室，在沙发缝里又掏出一只U盘。她没扔，直接扫了码，系统自动推送一条消息给管理员：‘发现未登记设备，位置：3F会议室B’。小林过去取的时候，顺便在系统里补录了这个编号——它原本是上个月报废清单里的‘已销毁’项，没想到只是被误扔到了角落。

有时候管理的漏洞，不在制度多严，而在反馈太迟。一个及时的提醒，比十份通报都管用。