行政部的小张最近在茶水间被同事调侃了两次。一次是市场部的小李说：‘你们行政现在是不是有预知能力？每次会前咖啡刚好够，投影也提前调好了。’另一次是技术部老刘半开玩笑：‘我上周临时加了个会，结果白板笔、转换头全齐，你们是不是在我电脑上装了监控？’

小张没解释，只是笑了笑。其实哪有什么预知能力，只是她悄悄把一件烦人的事——‘会议支持’——变成了可复制、可追踪的小系统。

以前，每次有人申请会议室，小张就得手动记下时间、人数、设备需求，再一条条核对：有没有电源线？是否需要无线投屏适配器？有没有准备瓶装水？有时候忘了问，等会议开始前五分钟才被电话追着要HDMI线，场面一度尴尬。

最让她崩溃的是，不同部门提需求的方式五花八门：有人发邮件，有人走OA，有人直接微信甩一句‘下午三点三楼大会议室，来人多，搞点水’。信息散落各处，她每天光翻聊天记录就得花二十分钟。

转折点是上个月财务部开了个跨部门协调会。会开到一半，投影仪连不上，IT过去一看，缺了个Type-C转VGA的转接头——而这个信息根本没人报备。会开了四十分钟，前十五分钟在折腾设备。会后领导随口说了句：‘这种事能不能提前堵住？’

小张听进去了。她本来对‘管理系统’这类词挺抵触，总觉得那是给IT和大项目用的，跟行政没关系。但她偶然在同事那儿看到一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是‘谁都能搭自己的管理流程’，连Excel都不会的人都能上手。

她抱着试试看的心态注册了一个账号，花了两个午休时间，搭了个‘会议支持准备表’。表单很简单：申请人必须填写会议时间、地点、人数、是否需要投影、是否有外部人员接入、特殊设备需求（比如翻译机、录音笔）、饮用水数量。提交后自动通知行政，同时生成一张待办清单。

更关键的是，她设置了规则：如果选了‘外部人员参会’，就必须勾选是否已开通访客Wi-Fi权限；如果人数超过20人，系统自动提醒‘建议增加备用麦克风’。这些原本靠经验判断的细节，现在变成了强制检查项。

她没声张，只是默默把链接发到了会议室预定群。一开始没人用，她就主动帮同事代填，顺便教他们怎么操作。两周后，市场部小王自己提交了一次，发现会前半天收到了行政的确认消息，还附了张设备清单截图，惊讶地说：‘这比我们自己列的还细。’

慢慢地，用的人多了。技术部甚至反过来提需求：能不能加个‘是否需要录屏’的选项？他们想自动关联录屏软件的预约。小张在系统里点了几下，新增字段，再设置触发动作，当天就上线了。

最让她意外的是，这个原本只为减少自己出错率的小工具，居然被HR拿去改造成‘新员工入职准备表’。IT部门看了眼，又改成‘设备借用登记流’。现在全公司有十几个类似的微型流程在跑，都是各部门自己搭的，后台却共用一套数据规则和提醒机制。

有天老板开会时随口夸了一句：‘最近会务支持越来越顺，是谁在牵头优化？’没人说是自己，但好几个人偷偷看了小张一眼。

她还是每天最早到办公室的那个，但不再忙着翻微信、补清单。她打开系统，看一眼今天所有会议的准备进度：三个待处理，两个已确认，零异常。顺手点了下‘打印今日物资清单’，打印机嗡嗡响起来，一张纸慢慢吐出：HDMI线 x2，瓶装水 x30，翻页笔 x1，备用电池一对。

她拎着托盘往会议室走，路过茶水间时听见有人说：‘现在开会真省心，东西都像长腿自己跑过来的一样。’

她没回头，嘴角微微翘了一下。