我们公司不大，三十来人，但行政事务一点不少。我叫林薇，是公司里唯一的行政兼采购助理。说‘唯一’，其实是没人愿意碰这些琐事——订水、修灯、管钥匙、催发票，还有最头疼的：打印耗材。

去年冬天，我发现一个怪现象：明明月初刚进了三箱A4纸，到月中就见底了。财务查账说支出正常，可库存就是对不上。更奇怪的是，技术部老王总在午休时偷偷从储物柜拿纸，被抓包还笑嘻嘻地说：‘反正没人管，先借后还嘛。’

后来我才明白，这不是个别行为，而是一场自发形成的‘纸张黑市’。大家默认：打印机旁的纸是公共资源，谁用谁知道，谁拿谁不吭声。有人打印完顺手多抽几张带走，有人把草稿纸攒起来当便签用，甚至有实习生拿回去垫桌脚——因为宿舍桌子不平。

这事儿说小不小，说大也不至于报警。但它暴露了一个问题：我们有OA系统、有报销流程、有资产登记表，却没人管‘一张纸’的流向。耗材管理像是个被遗忘的角落，既没责任人，也没记录，全靠自觉。而‘自觉’，在办公室文化里往往是最低效的约束机制。

我试过贴告示：‘请节约用纸’。没人理。发邮件提醒？已读不回。后来我想了个笨办法：在每包纸上贴标签，写上领取部门和日期。结果第二天标签就被撕了，纸照旧消失。

直到有天IT小李跟我说：‘你能不能做个表，让我们领纸像申领U盘一样走流程？’这句话点醒了我。我们公司用的蓝点通用管理系统，我一直拿来登记固定资产和会议室预约，但从没想过它能管到‘一张纸’。

其实这个软件的好处就在于‘啥都能管’。它不像传统ERP那样预设好模块，而是让你自己搭表单、设流程、配权限。我花了一个下午，建了个‘办公耗材申领’应用：选品类（A4纸、墨盒、订书钉）、填数量、选用途（日常办公/项目专项），提交后自动推给行政审批。批了之后，系统生成取货码，我核对放行，再反向更新库存。

最关键是，我能设置‘用量预警’。比如每个部门每月A4纸上限是5包，超了就得写说明。技术部第一个撞枪口——他们搞测试要打印大量日志，一次申了8包。我一看记录，发现是临时需求，就特批了，但也顺带提议他们改用电子文档归档。结果那个月，全公司纸张消耗降了37%。

更意外的是，系统自动生成的‘耗材使用热力图’显示，市场部周三下午打印最多。一查，原来是他们在赶提案，习惯性双面打印+装订成册。我干脆协调IT，在那天提前加满纸盒，还备好备用硒鼓，避免临阵卡壳。这种细节，以前靠人盯根本做不到。

现在，连老板都开始看耗材报表了。有次他开会说：‘销售部上月墨盒消耗异常高，是不是打印太多合同草案？能不能先内部审阅再定稿？’底下一片沉默，但下个月墨盒采购量真降了。

最让我欣慰的，是那个曾经偷拿纸的老王。有天他主动在系统里提交申请，还备注：‘这次是正式报告，要存档，请给优质纸。’我批完，顺手在回复里加了个笑脸表情。他回了个‘👍’。

其实我没想改变谁，只是把一件模糊的事变得可追踪、可分析、可优化。管理不一定非得是KPI或晨会训话，有时候，它就是让‘拿一张纸’这件事，变得有始有终。

上周五，行政储物柜重新整理，我在新入库的纸箱上贴了二维码。扫码就能直接跳转申领页面。实习生看见问我：‘姐，这算不算数字化转型？’我笑了：‘不算，这叫——别再让纸自己长腿跑了。’