采购部的小王最近有点烦。上周三下午，他一边盯着邮箱里不断弹出的新报价，一边在Excel里手动更新供应商对比表，结果手一滑，把‘含税价’那一列删了。等财务核对时发现差了几千块，追回来解释了半天。

这事不是第一次了。我们公司做工业配件，每批采购都要比三家以上，报价单格式五花八门：有的用Word，有的发PDF带水印，还有的直接微信语音报个数。小王得一个个复制粘贴到自己的表格里，再算单价、交期、付款方式……光是整理数据就得半天。

更头疼的是审批。走OA系统吧，标准流程只支持上传文件，没法提取关键字段；走邮件吧，领导回复‘看看李总那边意见’，他又得翻聊天记录找前因后果。有次紧急下单，因为没留痕，后来审计查流程，差点被当成‘先执行后补签’。

直到上个月，IT部老张过来推广那个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。说是不预设功能，谁都能自己搭一套流程。小王本来不信，觉得又是哪个花里胡哨的软件，结果老张当场给他演示了十分钟。

打开网页，新建一个‘供应商报价管理’应用。拖几个字段：项目名称、需求部门、预算金额、供应商名称、报价类型（含税/不含税）、单价、总价、交货周期、付款条款、技术参数附件……再加个‘比价评分’自动计算栏，根据价格和交期生成推荐指数。最后设置流转节点：提交 → 采购主管初审 → 财务核价 → 领导终批。

最让小王惊喜的是，系统能自动识别上传的PDF或Word里的数字，只要模板不太离谱，就能抓取关键信息填进对应字段。以前要半小时处理一份报价，现在两三分钟核对一下就行。

他还偷偷加了个‘黑名单标记’字段，记录哪些供应商临时涨价或延迟交货。之前这些都在他个人笔记里，换人就断档。现在新来的实习生也能看到历史记录。

用了两周，部门开会时领导说：‘最近采购流程怎么快了？’小王没吭声，但隔壁财务发现，他们核价时能直接调出结构化数据，不用再问‘这个总价包不包含运费’这种问题了。

其实系统本身不复杂。它不像ERP那样动辄几十万，也不像OA只能走固定流程。它的核心是‘谁需要，谁搭建’。行政可以用它管会议室预订，HR拿它做试用期跟踪，甚至仓库临时盘点，都能五分钟拉个表单出来。

前几天小王还搞了个小创新：给每个报价单生成一个二维码，贴在纸质档案上。扫码就能看全流程记录，包括谁在哪一步改过数据。审计的人来检查，扫了两个码就说：‘这回省事了。’

现在他的Excel表格已经三个月没打开过了。那个曾经堆满便签纸的显示器边框，贴了一张便利贴，上面写着：‘别让数据等人，让流程自己跑。’