小林是公司里那种‘存在感低但谁都离不开’的行政。平时话不多，做事稳，桌上永远开着三四个Excel表格：一个管会议室，一个记办公用品库存，还有一个是领导临时交代的‘谁还没交年度总结清单’。

其中最让她头疼的是那个共享的会议室预定表。名字叫‘会议室预定总表_V3最终版（勿改格式）.xlsx’，实际上已经有17个版本散落在不同人的邮箱里。每次有人想开会，第一句话不是‘议题是什么’，而是‘你看到最新版表格了吗？’

最离谱的一次，市场部和产品部同时订了同一间会议室，时间完全重合。两边人马拎着投影仪和咖啡进去，才发现对方已经在里面。最后协调的结果是——两家挤在一起开，PPT轮着放，中间还得暂停五分钟让保洁进来擦白板。那天下班后，小林收到三条微信：一条来自市场总监，问‘能不能换个管理方式’；一条是IT老张发的，说‘这事儿迟早得上系统’；还有一条是她自己发给自己的备忘录：‘查查有没有不用写代码就能改的管理系统。’

她试过几款软件。有的功能多得像航空母舰，可光是设置会议室资源就得填二十个字段；有的界面好看，但一旦想加个‘是否需要茶水服务’的勾选项，就得联系客服排队等更新。她不是程序员，也没预算请外包，只想找个能让她自己动手改东西的工具。

后来她在同事推荐下用了蓝点通用管理系统。第一天，她花半小时建了个‘会议室预定’模块，把三间会议室设成资源项，每个附上照片、设备清单和使用规则。第二天，她加上了‘预约人部门’和‘会议类型’两个自定义字段，方便月底统计各团队占用时长。第三天，她悄悄加了个‘实际结束时间’栏，结果发现有三间会议室平均每次超时18分钟——全是销售部在搞客户演示。

最让她意外的是，系统自动给每位预约人发提醒邮件，提前一天和提前一小时各一次。有次某主管忘了取消会议，收到提醒才想起来项目已经延期，会也顺带取消了。他顺手点了‘取消预约’，系统立刻释放了时间段，隔壁组的人马上抢到了空档。

一个月后，小林导出数据给老板看：会议室利用率从62%升到89%，冲突事件归零，连保洁阿姨都说‘现在擦桌子有规律了’。老板问她是不是换了新工具，她只说：‘就是找了个我能自己调的东西，改字段不用求人。’

后来财务部看见她这个表，说‘我们也想要个类似的，管一下发票报销进度’；人事部跟着上线了一个‘入职准备清单’，自动推任务给IT、行政和直属领导；就连仓库老张都偷偷建了个‘叉车使用登记’，说‘终于不用翻纸质本子了’。

没人开会宣布‘我们数字化了’，但大家发现，原本卡在流程里的小事，突然开始流动起来。比如以前要找会议室，得先问助理有没有空，再打电话确认投影仪好不好用；现在打开系统，所有信息一眼可见，还能直接关联日历。更妙的是，系统允许每个人按自己习惯调整视图——销售喜欢看时间轴，行政偏好列表，领导则爱用仪表盘看整体占用率。

有天周五下午，小林路过会议室，发现两拨人按时散会，椅子归位，灯也关了。前台说，最近加班的人少了，因为‘事情都能在上班时间搞定’。她没说什么，只是在系统后台悄悄加了个新字段：‘本次会议是否达成决议？’下拉选项是‘是’、‘否’和‘待跟进’。

第二天早上，她收到一条自动汇总：上周共召开47场会议，32场标记为‘是’。最低频的会议室——那间带落地窗的——被预订到了下个月第三个周三，用途写着：‘复盘上季度目标，顺便看看夕阳。’