我们公司不大，四十多号人，但会议室永远不够用。尤其是每周四下午三点一过，三楼那间带投影仪的大会议室就跟被施了魔法一样——提前一周就被占满，临时想开会？门都没有。

行政小陈一开始以为是业务部门在搞复盘会、客户演示，结果翻了半年的预定记录才发现：真正‘霸占’会议室的，是行政部自己组织的‘下午茶分享会’。

可问题来了——这活动根本没排进正式日程表。每次都是某个同事在群里喊一句：‘今天有新品曲奇，来尝吗？’然后五分钟后，会议室就自动被某个人默默订上了，连会议主题都懒得填，就写俩字：‘茶歇’。

更离谱的是，有人专门开发了一套‘抢位策略’：比如周三晚上十点准时刷新系统，或者用不同账号同时提交申请，甚至还有人写了段小程序，监控会议室释放状态，一旦有人取消，立刻自动抢占。

小陈看不下去了。这不是资源争夺，这是小型丛林社会。

她试着发过提醒邮件，也贴过‘文明预定’的告示，但都没用。直到有次老板要临时开战略会，发现所有房间都被‘茶歇’‘自由讨论’‘头脑风暴（无PPT）’这类模糊标题占着，当场发了火。

于是小陈决定换个玩法。

她没再靠人力盯防，而是悄悄在我们用的‘蓝点通用管理系统’里搭了个新模块。名字很朴素：会议室使用效能分析表。

这个表不强制改流程，也不删任何人权限，但它会自动抓取几个关键字段：

• 会议实际开始时间 vs 预定时间
• 实际到场人数
• 会议时长是否缩水
• 主题关键词分类（她设了规则，比如含‘茶’‘点心’‘零食’自动归为‘非正式聚集’）
• 设备使用情况（投影、白板、视频会议系统是否启用）

数据跑了一个月，结果让所有人都傻了眼：

• 周四下午三点的那场‘茶歇’，平均到场3.2人，会议开启后27分钟才有人进屋，投影仪全程未开启；
• 超过60%的‘临时会议’实际时长不足15分钟，多数是几个人站着聊两句就散了；
• 反倒是周二上午10点那个‘全员周会’，虽然常被抱怨时间长，但出席率98%，设备使用充分，议题完成度高。

小陈没公开点名，只是把这份分析表做成了每周一封的‘会议室健康报告’，抄送给各部门负责人。还加了个趣味排名：‘最实至名归会议奖’‘最神秘空占时段奖’。

神奇的是，从第三周开始，‘茶歇’的预定量下降了七成。有人开始主动退订，有人改去茶水间直接摆桌，还有部门干脆申请把‘下午茶’固定在休息区，配了个小推车轮流值班。

后来技术部老刘还开玩笑说：‘你这哪是管会议室，你是用数据给文化动手术。’

其实小陈知道，问题从来不是会议室够不够，而是大家对‘正式’和‘非正式’的边界太模糊。当一个空间的使用成本趋近于零，就会有人无意识地滥用。而真正的管理，有时候不需要立规矩，只需要让人看见自己的行为长什么样。

现在系统里还能查到那个‘周四三点’的时段，最近两周的标签已经变成了‘UX小组轻交流’，平均时长22分钟，自带咖啡，不占投影，结束准时清桌。

没人再抢了，因为它终于变得‘刚刚好’。