上周五下午三点，行政小林在部门群里发了个接龙：‘请填写你常喝的咖啡类型（美式/拿铁/摩卡/其他）+是否加糖+牛奶偏好（全脂/燕麦奶/不加）’。

大家一开始以为她在筹备新茶水间菜单，直到第二天，她拿着一张打印出来的‘高频组合统计表’走进了运营例会。

她说：‘咱们上个月丢了17个一次性燕麦奶包，不是被老鼠叼走的，是流程没对上。’

原来，公司订的咖啡补给是按‘人均每周2杯’估算的，但没人知道谁喝得多、谁从不碰咖啡机。供应商每月固定送60盒燕麦奶，结果前两周就用完了，后面只能临时加单——而加单要走二级审批，等批下来，前台已经连续三天只能给客户上普通牛奶了。

更麻烦的是，财务核销时发现‘非标耗材支出’超标，追问原因，行政背锅，其实根子不在人，而在‘管理颗粒度太粗’。

小林试过Excel表格登记，但更新滞后，有人换了口味也不说；也试过贴便利贴在冰箱上，结果第三天就被咖啡渍糊住了。后来她在一个老同事那儿听说了‘蓝点通用管理系统’，说是能自己搭表单，还能设提醒。

她花了一个午休时间，建了个‘饮品偏好档案’，每人一条数据，字段包括部门、常用饮品、乳制品偏好、是否含糖、是否需要额外糖包。然后她又建了个‘补给预警规则’：当系统记录的‘本周已消耗燕麦奶份数’接近库存80%时，自动给行政和采购发消息。

最妙的是，她把‘新员工入职流程’和这个表联动了。新人办理手续时，HR会在系统里填一次偏好，数据自动归档，不用再单独问卷。离职时，系统也会自动剔除，避免继续计入消耗模型。

一个月后，燕麦奶订购量精准匹配实际需求，临时加单归零。财务那边也松了口气，‘非标支出’回归正常区间。

但这还没完。某天技术部老大随口说：‘我们组五个人，三个喝冰美式，会议室谈判时客户却总被端上热拿铁，显得不够用心。’

小林一听，立刻在系统里加了个‘场景标签’字段。现在，行政准备会议茶歇前，只要打开‘今日有会部门’的清单，筛选出成员偏好，就能定制服务。上礼拜市场部搞提案，客户刚坐下，一杯温热燕麦拿铁就递到了手边——对方笑着说：‘你们连这个都记得？’

其实系统里还藏着另一个变化。以前行政部门提采购申请，经常被退回，理由是‘依据不足’。现在小林提交补给订单时，附带一张系统生成的‘历史消耗趋势图’，清楚显示过去六周的递增曲线。审批人看一眼就过了，毕竟数据比‘我觉得不够’有力得多。

最近她还在测试一个新功能：把保洁阿姨的清洁路线和会议室使用数据打通。比如某间大会议室刚开完一场两小时的全员会，系统自动判断‘高使用强度’，就会在保洁任务列表里加个‘重点消毒桌面+补充双倍纸巾’的子项。阿姨扫二维码接任务时，能看到附加说明，不会再漏掉细节。

有人问她是不是偷偷报了MBA课程，小林摆摆手：‘哪有时间？我只是找到了一个能让我‘把事想细’的工具。’

她现在甚至建议人事部把‘办公习惯调研’也搬进去。比如谁习惯站着开会、谁需要降噪耳机专用充电位——这些看似琐碎的信息，一旦结构化，就成了优化空间管理的线索。

前几天老板路过茶水间，看见小林在手机上点了几下，然后打印机吐出一张新的补货单。他凑近一看，备注栏写着：‘预计周三下午枯竭，建议周二晚入库，避开晨会人流高峰。’

他笑了笑，说：‘这哪是管咖啡，分明是在练微型供应链。’