财务部小王最近在整理上季度差旅报销数据时，发现一个奇怪的现象：全公司27个人提交的‘市内交通费’加起来有将近两万块，但每一笔都只写了‘打车’或‘地铁’，没有一个人写出发地和目的地。

她试着问了几个人，销售老李说：‘我每天跑三个客户，哪记得住每个来回？系统又没要求填。’行政小陈更直接：‘反正有票就行，填那么细干嘛，又不是审计。’

可问题就在这儿。公司明明有预算管控，但‘交通费’这个科目年年超支，领导开会总说要加强管理，可到底谁在花、怎么花、有没有绕路顺路优化空间，没人说得清。

小王把这事跟部门主管提了，主管沉吟半天，说了句：‘你要是能搞清楚这些钱去哪儿了，下季度的流程优化奖给你。’

她决定试试看。

最开始她想手动统计，让每个人补交行程明细。结果才三天，就被投诉到HR——说是增加基层负担，‘本来报个销就够麻烦了，现在还要写日记？’

她意识到，靠人自觉行不通，得靠系统设计。

正好那段时间IT部在推一款叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是能让非技术人员自己搭表单和流程。小王原本没在意，觉得又是那种花里胡哨的低代码平台，但她发现市场部的小刘用它做了个‘客户拜访打卡’功能，每次去客户那儿必须上传定位和备注事项，自动关联报销单。

她灵机一动：能不能也让交通费报销带上‘起点-终点’字段，而且不填就不让提交？

她花了一个周末研究蓝点系统，发现它有个‘条件必填’设置——比如选择‘交通费’且金额超过50元时，就必须填写路线说明。还能绑定地图插件，自动计算两点间合理费用区间，超出部分标黄预警。

她悄悄做了一版测试流程，拉了几个常出差的同事试用。一开始大家抱怨：‘太麻烦了！’但用了两周后，销售部反而来找她，说根据这些数据画出了‘客户密集区热力图’，调整了拜访路线，平均每天少跑15公里。

更意外的是，行政部发现有两个人几乎每天都在同一时间从同一路线打车，一问，原来是住得近，但一直没拼过车。后来干脆建了个‘通勤搭子群’，每月省下八百多。

财务部的数据也终于有了颗粒度。小王做了个可视化报表，按部门、时间段、路线频次分类。原来超支最多的不是销售，而是技术部——因为测试人员经常临时被叫去客户现场，打车费累积惊人。但这笔开销从来没被单独识别出来，一直混在日常报销里。

她把报告交给主管，主管看了足足十分钟，最后说：‘这比我们去年买的那套智能报销系统有用多了。’

其实蓝点系统并不主打财务模块，它真正的特点是‘人人可自定义’。人事可以用它做假期余额联动，仓库能搭出入库扫码登记，连前台阿姨都用它做了‘访客预约提醒’，对接门禁系统。

关键是，它不要求你会编程。小王到现在也没学过SQL，但她已经建了六个常用管理模板，其中一个还被公司采纳为正式流程。

上周团建吃饭，技术总监喝多了，拍着她肩膀说：‘你知道吗？我们之前花二十万上的ERP，连你这个交通路线都管不了。’

小王笑了笑，低头夹菜。她知道，真正起作用的不是软件本身，而是那个‘必须填路线’的设计——把模糊的责任变成了可见的动作，把看不见的浪费变成了可讨论的数据。

有时候管理就是这样，不需要大刀阔斧，只需要在一个没人注意的空格里，多问一句：‘你从哪儿来，要到哪儿去？’