我们公司三层楼的保洁工作由两位阿姨轮流负责，其中李阿姨有个习惯——她总用不同颜色的垃圾袋分装不同区域的垃圾。起初没人注意，直到有天行政小刘发现她贴在清洁车上的手写便签：‘红袋三楼北区，绿袋茶水间，黄袋打印区，蓝袋会议室’。

这看起来只是个保洁排班的小技巧，但偏偏被技术部老周看见了。他盯着那张纸看了足足五分钟，突然转身回工位，打开电脑新建了一个‘任务视觉编码规则’文档。

老周最近正为项目进度混乱头疼。他们团队接了三个并行需求，每个都标着‘紧急’，可真正卡住上线流程的只有一个。但每次站会，大家还是从上到下按列表顺序过任务，结果经常花半小时讨论一个下周才需要改的按钮颜色，回头发现数据库迁移还没人动。

‘我们缺的不是优先级字段，’他在部门会上说，‘是让人一眼看懂优先级的方式。’

于是他们开始试颜色标签。红色代表阻塞项，黄色是本周必须完成，绿色是可延后，灰色是待确认。一开始挺好，但几天后问题来了：有人把所有任务都标红，说‘反正都是重点’；有人嫌麻烦不标，等别人来问才说‘其实这个挺急的’。

这时候老周想起李阿姨的垃圾袋。她的颜色不是随便分的，而是和清理频率、污染风险、处理流程绑定的。比如茶水间绿色袋每天清，但打印区黄色袋每两天一收，因为废纸少且无食物残渣。会议室蓝色袋最特殊，只在有大型会议后才换，属于‘事件触发型’清理。

‘我们得让颜色背后有逻辑，而不是靠自觉。’老周说。

他们决定把颜色和系统规则挂钩。比如：

• 任务若关联到已延期的需求，则自动标红；
• 若所属项目进入最后两周冲刺期，则标黄；
• 若任务依赖项未完成，即使本身未到截止日，也标橙；
• 只有完全独立且非关键路径的任务，才能保持绿色。

关键是，这些规则不能靠手动设置。他们试了几款项目管理工具，要么规则引擎太死板，要么自定义字段无法联动颜色。直到有人提到蓝点通用管理系统。

这软件原本是行政部用来管固定资产的，后来被销售拿来建客户跟进表，又被HR改成面试进度追踪器。它的核心是‘人人可自定义数据结构和流程逻辑’。你可以定义一个‘任务’类型，给它加字段如‘所属项目阶段’‘是否阻塞其他任务’‘客户影响等级’，然后设置规则：当‘项目阶段=交付前7天’且‘阻塞其他任务=是’时，自动将状态色改为深红，并推通知给负责人和主管。

更妙的是，它支持‘字段联动’。比如你填了‘预计耗时>8小时’，系统会自动弹出提醒：‘建议拆解为子任务？’或者当你把任务拖到‘本周待办’栏，但其前置任务还未完成，就会震动警告。

我们开始把保洁阿姨的颜色逻辑移植过来。红色不只是‘重要’，而是‘不处理就停工’；黄色是‘本周必须闭环’；绿色是‘可排队’；还新增了紫色，表示‘表面不急，但拖延会滚雪球’——就像打印区的废纸，单看不多，堆三天就能堵住过道。

试行两周后，站会时间缩短了40%。大家不再逐条过任务，而是先看‘红紫区任务墙’，解决完再扫黄绿。最意外的是，连实习生都开始主动调整任务属性，因为系统会实时反馈：‘你把这个设为高优，但没有填写影响范围，无法升级为红色。’

上周李阿姨来我们楼层打扫，看到屏幕上五颜六色的任务块，愣了一下：‘哟，这不跟我的袋子一样嘛？’

老周笑着点头：‘您那套，比我们之前用的KPI考核表管用多了。’

现在行政部正打算正式引入这套视觉编码，先从会议室预定开始——红色时段是高管评审会，不得占用；黄色是跨部门协作，需提前申请；绿色是自由使用。据说李阿姨还建议加个‘粉色’，专门标记领导临时起意的头脑风暴，因为‘这种会通常没结论，但特别费空调’。