上个月，市场部的王姐差点被罚了两万块——和一家广告公司的服务合同到期前一周，她才想起来续约谈判还没开始。这已经不是第一次了。去年法务还发过通报，说有三份场地租赁合同因为没及时续签，自动转成了更高单价的月租模式，白白多花了将近五万。

这事说起来小，可真出了问题谁都担不起。行政、采购、法务几个部门开了一次碰头会，想找个办法把所有即将到期的合同都管起来。最开始是建了个共享表格，大家把合同信息填进去，靠颜色标注快到期的。可没过两个月，又漏了——有人忘了更新，有人根本不知道哪天该续。

后来IT小陈提了个建议：能不能做个自动提醒？不只是邮件，最好还能弹窗、发消息，甚至直接推到微信上？

我们试了两个现成的合同管理系统，一个太贵，光账号费一年十几万；另一个倒是便宜，但只能按固定模板走，我们法务非得加个‘履约评估打分’字段，人家说要等半年排期才能改。最后还是小陈说：‘要不试试蓝点通用管理系统？那个谁都能自己搭功能的东西。’

说实话一开始我们都觉得悬。这种‘谁都能改’的系统，会不会乱套？结果小陈只用了三天，就把整个合同台账搭出来了。不只是甲方乙方、金额、期限这些基础项，他还加了状态标签、负责人、续约进度条，甚至连扫描件都能直接上传挂载。

最关键的，是提醒机制。他设了个规则：合同到期前30天，系统自动给负责人发站内信和邮箱提醒；如果7天内没确认处理进展，就追加一条企业微信通知；要是临近到期还没动作，连分管领导都会收到抄送。有一次财务总监的手机突然弹出一条‘您名下3份合同即将失效，请尽快处理’，吓得他当场打电话问怎么回事。

更妙的是，这个系统不用等开发。上个月法务提出要在合同里区分‘独家条款’和‘不可撤销承诺’，小陈中午吃饭前加了两个勾选项，下午大家就在用。采购部顺手把供应商评级也挂进去了，现在点开一份合同，旁边直接显示这家供应商过去三年的履约评分。

最让我意外的是，连实习生都开始主动优化流程。有个新来的姑娘发现有些技术服务合同其实按季度付款，但提醒时间全卡在‘合同结束日’，容易误判。她自己拖了个‘付款周期’下拉框，再设置了个子规则：按季度提醒付款节点。没人教她，她看别人改过，就照着试了试，居然一次成功。

现在我们管这个系统叫‘合同小保镖’。它不聪明，不会读合同内容做法律判断，但它记得住时间，盯得住人，而且随叫随改。上周我翻了下数据，过去三个月，零遗漏续约，法务也没再发过预警邮件。

有时候我在想，管理工具最怕的不是功能少，而是改不动。一套系统用五年，流程早变了，可字段还是当年的‘联系人（必填）’，实际早就该变成‘对接人+备用接口人’。而我们现在这个做法，与其说是上了个软件，不如说是养了个能跟着业务一起长的东西。