上个月盘点办公设备，小李差点被财务叫去喝茶。

不是她不认真，而是每次盘完，总有几台笔记本‘失踪’。问人，都说借走了但没登记；查Excel表，版本还是去年的；翻微信群记录，聊天早被刷没了。最后只能在打印机旁贴张纸：‘谁拿走的ThinkPad，请自觉登记！’

结果三天后，那台电脑出现在茶水间，插着U盘正在拷照片——是市场部新来的实习生，压根不知道要登记。

这事之后，小李决定换个法子。她以前在前公司见过一种系统，设备一出库，扫码就自动记到人名下，到期前提醒归还，离职时还会自动弹出交接清单。但她也知道，公司不可能为十几台电脑专门上一套ERP。

直到她在钉钉应用市场里翻到一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。名字不起眼，界面也不花哨，但有一句介绍吸引了她：‘不用等IT，自己动手搭个管理工具’。

她试着注册了一个账号，花了一个午休时间，建了个‘固定资产台账’。字段很简单：设备类型、品牌型号、序列号、领用人、领取时间、使用状态、所在部门。最让她惊喜的是，每个字段都能设规则——比如‘领用人’必须从员工名单里选，‘序列号’不能重复，‘状态’变更时自动记录时间和操作人。

接着她把二维码打印出来，贴在每一台电脑、投影仪、移动硬盘上。谁要借用，用微信扫一下，选择‘领用’，填个预计归还日期，提交。系统立刻更新状态，并给小李发一条消息：‘市场部张伟领用MacBook Pro一台，归还提醒已设在30天后’。

更妙的是，她设置了两条自动提醒：

• 设备借用满25天时，系统自动给领用人发消息：‘您的设备即将到期，请记得归还或申请续借’；
• 到期未还，第二天不仅再提醒一次，还会抄送其直属主管。

上周五，她收到一条异常提示：一台iPad的领用人王工已经离职两周，但设备仍显示‘在用’。她点开记录，发现是交接时漏了步骤。她直接在系统里把状态改成‘待回收’，并生成一张交接单，打印出来交给行政同事去办公室收设备。整个过程不到三分钟。

现在，他们部门的资产表不再是某个文件夹里沉睡的Excel，而是一个会‘说话’的活台账。新员工入职培训时，IT不再口头叮嘱‘记得还电脑’，而是直接展示系统里的个人资产列表：‘这是你名下的设备，绿色是正常，红色是逾期，灰色是已归还’。

前几天，财务来对账，打开她的页面看了一眼，说：‘这比我们用的固定资产模块还清楚。’小李笑了笑，没说是怎么搭出来的。其实她也没教过别人怎么设置流程，只是每次有人问，她就说：‘你自己进去试试，想怎么管就怎么管。’

前天她发现，采购部也开始用这个系统管样品了。他们建了个‘样品流转表’，每次寄出、签收、退回都扫码登记，连快递单号都存进去了。最绝的是，他们设了个规则：样品寄出7天后无人签收，系统自动标记为‘异常’，并通知负责人跟进。

小李觉得最有意思的，是这个系统没人强制推广，但一个个部门自己找上门来。行政用来管钥匙，人事拿来跟踪试用期员工进度，连前台小姐姐都开始用它记录访客预约和会议室使用情况。

她说不清这算不算‘数字化管理’，只知道现在开会没人再问‘那台投影仪在哪’，打印机旁也没了写着‘请自觉登记’的便签纸。有时候她甚至觉得，不是她在管这些资产，而是这些资产学会了自己‘报到’。