我们公司不大，三十来人，但会议室总是不够用。不是没人管，而是管得太多——行政贴过手写排期表、Excel共享文档被反复覆盖、钉钉日程拉满却没人遵守。最离谱的一次，市场部在谈客户，技术部拎着投影仪硬闯，两边在门口差点打起来。

后来这事落到了我头上。我不是行政，也不是IT，就是个喜欢折腾工具的产品助理。老板没给预算买系统，只说了一句：‘你要是搞定了，月底团建多加一只烤鸡。’

我试过不少办法。先用了某云协作的会议室模块，结果发现它只能预约，不能联动门禁。有人约了不来，别人照样能刷脸进，等于白约。又试了个带硬件的智能门牌，报价两万起步，还得走审批流程，黄花菜都凉了。

直到我在一个老同事那儿听说了‘蓝点通用管理系统’。他以前在制造业做生产调度，说那玩意儿像乐高，什么都能搭。我抱着试试看的心态注册了个免费版，结果三天就搭出了我们自己的会议室调度逻辑。

核心其实很简单：预约 → 验证 → 执行 → 反馈。

我在系统里建了张‘会议预约单’，字段不多，就时间、主题、负责人、参会人数、是否需要设备。重点是加了个‘状态机’：草稿 → 已提交 → 审核通过 → 待入场 → 进行中 → 已结束。每个状态都有触发动作。

最关键的一步，是把系统和现有的企业微信考勤门禁打通。不是直接控制，而是用API做条件判断。比如，只有当‘预约单’状态为‘审核通过’且当前时间在预约时段内，才允许该员工刷门禁进入。系统会实时查询当天有效的预约记录，匹配工号和会议室编号。

听起来复杂，但在蓝点里就是拖几个组件的事。它有个‘流程引擎’，可以设置‘如果…就…否则…’的规则链。比如：

• 如果预约时间已过5分钟且无人刷卡，则自动释放资源，发消息提醒组织者；
• 如果会议超时10分钟，系统自动给所有人发一条‘温馨提示’，并通知行政准备催场；
• 每周五自动生成‘会议室使用热力图’，按部门统计时长，用来优化周例会安排。

最让我没想到的是，系统上线两周后，门禁卡真的开始‘记仇’了。

那天财务总监迟到了八分钟，想刷门进去开季度分析会，结果刷了三次都提示‘未授权’。她打电话质问IT，查了半天才发现——她的预约时间是9:00-10:00，但她9:08才到，系统判定‘逾期未入场’，自动取消了权限，并把时段释放给了临时申请的技术评审会。

她气得不行，说这卡‘成精了’。可第二天她主动来问我，能不能在系统里加个‘延时申请’按钮。

现在，我们连保洁阿姨都学会了看系统大屏。每天早上十点，前台那块小电视会滚动显示当天的会议安排，颜色区分优先级。绿的是常规会议，黄的是跨部门协调，红的是高管闭门会——那种连茶水都不准送进去的。

上周五，行政突然在群里发了张截图：连续七天，会议室占用率误差小于3%。她说这是她入职三年来第一次不用手动调停冲突。

我没告诉老板，其实这个系统我还接了打印机。现在打印会议资料，必须先关联一个有效的预约单，否则打不出来。有人说太严，但纸张消耗直接降了一半。

前几天新来的实习生问我，这系统是谁开发的？我说：‘谁都能改的东西，算不上开发，顶多叫喂养。’

她愣了一下，说：‘那它有点像宠物。’

我说：‘对，而且脾气还不小。’