财务部茶水间那面冰箱门，最近贴满了五颜六色的便签纸。最显眼的一张是手写的：‘王总，2025年3月到期的物业合同，续约流程还没走，法务说要提前60天报备。’下面还画了个哭脸。

起初没人当回事。财务小林说，这是她随手记的提醒，怕自己忘了跟进。可没过几天，另一张便签出现了：‘上次物业费调价没留书面确认，这次得补上。’再后来，有人发现行政也贴了一条：‘消防维保合同还有18天到期，供应商还没回报价。’

这面冰箱门，慢慢变成了‘合同预警墙’。

说实话，我们公司一直用OA走审批，合同管理理论上归档案室统一登记。可现实是，很多服务类合同——比如保洁、绿植、网络维护——都是部门自己谈的，签完往系统一扔，没人盯着到期时间。等到对方突然发函说‘合同即将终止’，才慌忙找人续签，有时甚至因为流程卡住，导致服务中断。

小林说，她第一次意识到问题，是因为去年年底漏了一个软件年费合同。系统里只存了扫描件，没有设置提醒，等到发票迟迟不来，才发现对方已经停止服务。IT重启流程花了两周，期间好几个同事的账号被锁，怨声载道。

她本来想在Excel里建个台账，但光是收集散落在各部门的合同信息就花了三天。更麻烦的是，谁负责更新？什么时候更新？没人愿意主动填表。最后表格又成了死档。

直到有次她看到同事用一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，搭了个临时的会议室预订表。她试了试，发现这玩意儿特别灵活——不需要代码，拖拖拽拽就能建数据表，还能设自动提醒。

她悄悄给自己做了一个‘轻量级合同看板’。字段很简单：合同名称、类型、责任部门、签约方、签署日期、到期日、是否自动续约、对接人、当前状态。最关键是加了个‘预警天数’字段，系统会提前三个月标黄，一个月标红。

她没跟领导汇报，只是把链接发到了财务和行政的小群。结果第二天，行政主管就问她能不能开放编辑权限。再后来，采购部也加入了。

现在这个看板连着公司的通讯录，快到期的合同会自动@对接人；如果超过7天没更新进展，就会升级提醒到部门负责人。最妙的是，每个人都能按自己的习惯查看——财务喜欢列表，行政爱用日历视图，采购则切换成看板模式，像Trello一样拖动进度。

有次老板问：‘今年绿植服务有没有重新比价？’以前这种问题得翻半天邮件，现在小林直接筛选‘服务类合同+今年到期+未完成比价’，三秒出结果。

其实这系统不是什么高大上的SaaS产品，就是个能自由定义的数据管理工具。但正因为‘人人可搭建’，反而解决了大系统搞不定的‘毛细血管问题’。比如法务部后来加了个‘合同模板版本’字段，避免用错旧版；HR发现员工劳动合同也能纳入，顺手做了个离职预警模块。

上周团建，有人开玩笑说：‘咱们是不是该给那面冰箱门颁个奖？’

小林笑了。她说，真正起作用的不是便签纸，而是大家终于找到了一个‘不用求IT、不靠Excel接力、不会被遗忘’的方式，把那些‘再等等就出事’的小事，稳稳接住了。