我们公司不大，四十来号人，行政归我管。说是行政，其实也就两个固定任务：订水、管打印机。

订水还好说，每月固定两桶，财务直接走报销。但打印机这块儿，一直是个烂摊子。

以前是统一采购硒鼓，谁坏了谁来领新的。结果呢？有人换完旧的就扔垃圾桶，连盒子都不带拿回来的；有人自己图便宜网上买兼容的，打两天就卡纸，修起来更贵；还有人干脆把整台打印机搬走，在别的部门用到没墨再悄悄还回来……

最离谱的一次，财务对账发现，一年光硒鼓就花了快三万，而按理说原装鼓寿命两万页，我们全年打印量撑死八万页——这数字根本对不上。

我一开始想搞责任制，给每个部门配固定打印机，费用算到他们头上。结果技术部立刻反对：‘我们写文档多，难道多干活还要多出钱？’销售部更直接：‘客户合同急着签，谁管是不是你们行政定的打印机？’

后来我试过贴告示、发邮件提醒、甚至搞‘环保之星’评比，都没用。大家不是不讲道理，就是忘了。行政嘛，永远在追着人补流程，像拿着扫帚撵落叶。

直到有天我去隔壁创业公司串门，看见他们前台小姑娘在电脑上点几下，弹出个表单，填了‘更换黑色硒鼓，设备编号PRT-03’，然后拍照上传旧鼓序列号，系统自动扣了她部门的预算额度，还顺手触发了一个维修工单去检查机器磨损情况。

我当场愣住：这哪是报修？这是把管理逻辑藏在一次点击里了。

回来我就开始找类似的工具。市面上的IT资产管理软件动辄按终端收费，还得对接AD域，对我们这种小公司太重了。OA系统倒是有审批流，但没法灵活记录每个硒鼓的生命周期，更别说自动关联成本分摊。

折腾两个月，最后用了蓝点通用管理系统。不是因为它名气大，而是它允许我们自己搭规则。

比如我们现在每台打印机都有电子档案，包含型号、购置日期、累计印量。每次更换耗材，必须通过移动端扫码登记，选择设备编号和耗材类型，系统自动从对应部门的成本池里划账。如果用了非原装耗材，会跳出提示并要求填写特殊说明，抄送主管和财务备案。

最有意思的是，我们加了个‘耗材健康分’。每个部门的打印机月均故障率、单页打印成本、旧件回收率合成一个指数，每月公示一次。不奖不罚，纯展示。结果市场部为了分数好看，自己买了清洁套装定期维护；技术部甚至写了脚本监控打印队列，防止实习生误打整本PDF。

上个月盘点，硒鼓支出同比下降41%。财务问我秘诀，我说其实就一点：别让人觉得你在管他，要让他觉得他在赢。

现在新员工入职培训，IT同事都会说一句：‘记住，换硒鼓前先扫码，不然下个月团建经费可能少五百。’

上周五下午，销售总监主动来找我，说他们部门想申请加配一台彩色打印机。我问他为啥突然这么规范，他说：‘系统里看着自己部门的打印成本一直往上爬，总觉得被人盯着，还不如早点报备。’

我笑了。这才是管理该有的样子——不是靠吼，也不是靠罚，是让规则自己长出牙齿。