上个月发绩效的时候，采购部的小王坐在工位上一言不发。别人拿奖金，他却被财务扣了500块——因为一份服务合同没及时续签，系统自动终止后导致供应商断供两天，生产线停了，追责下来，他成了‘责任人’。

这事在部门里传得挺快。不是因为他粗心，而是大家都没想到，这种‘明明记得’的事，居然真能出事。

小王其实一直有记台账的习惯，在Excel里列了个合同清单，到期前一周标黄，提前两天标红。可偏偏那周他连续三天去外地验厂，手机不在身边，回来看到邮件时，已经超期48小时。

‘我记得啊！’他跟主管喊冤，‘我脑子里都过好几遍了！’

主管叹了口气：‘脑子记得不算数，系统没提醒就不算管理。’

这事之后，行政牵头做了一次‘隐形风险排查’，结果吓一跳：全公司光是正在执行的服务类合同就有67份，涉及保洁、饮水机、网络专线、设备维保、软件订阅……一半以上靠个人记忆或本地文件跟踪。更离谱的是，有三份合同去年就该续签，是靠供应商主动打电话才没中断。

于是，我们开始琢磨：能不能让系统替人‘惦记’这些事？

最开始试了公司OA自带的‘合同模块’，结果发现字段固定，只能填起止日期、金额、供应商名称。我们想加个‘提醒节奏’——比如‘提前30天通知经办人，提前15天通知主管，提前7天自动抄送法务’——根本做不到。还有些合同是‘滚动生效’的，比如按季度自动续约，除非提前60天书面解约，否则默认续期。这种规则，标准模块压根没法识别。

后来IT推荐了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是不预设功能，让用户自己搭。听起来玄乎，但试了才知道有多灵活。

小王第一个动手。他在系统里建了个‘采购合同库’，除了常规字段，还加了几个自定义项：‘续约方式’（选项：自动续、需审批、一次性）、‘提醒策略’（可以设置多级倒计时）、‘关联责任人’（支持多人角色绑定）。最关键是，他把每份合同的‘关键条款’直接贴进备注区，还能上传扫描件。

然后他设了条规则：所有合同在到期前第45天，自动给经办人发站内信和邮件；前30天，自动在部门看板上弹出待办；前15天，如果还没人操作‘续签申请’，系统会自动创建一条任务，抄送主管和法务。

更有意思的是，他对‘自动续约’类合同做了特殊标记。系统会在‘必须解约截止日’前60天就开始倒数，每天在首页显示‘距离自动扣款还有X天’，像倒计时炸弹一样醒目。

用了不到两个月，效果出来了。之前总被遗忘的软件年费订阅，现在提前一个半月就被处理完毕；保洁公司的服务评价也纳入了系统，每次快到期时，系统会自动调出过去半年的投诉记录，作为是否续约的参考。

最神的一次，是财务部一份银行网银证书快过期，本来不归小王管，但他顺手帮着建了个条目测试功能。结果系统提前20天提醒，财务去办理时才发现材料不全，跑了两趟才搞定。事后财务主管专门来道谢：‘这玩意儿比闹钟靠谱，它知道什么时候该响，而且响一次不够，还会连环催。’

现在，行政部门干脆把这套模式推广了出去。HR用它管员工体检有效期，IT用它跟踪服务器维保周期，甚至连食堂供应商的食品安全许可证都被纳入了‘倒数日’体系。

有次老板看见大屏上的‘今日预警’列表，笑着说：‘以前是人在追事，现在是事在追人。’

其实哪有什么魔法，不过是把那些‘我以为我记得’的事，交给了不会忘记的系统。而真正聪明的管理，不是要求人人记忆力超群，而是让工具学会替你操心。