小王是技术部的设备管理员，平时不爱说话，但手里攥着一份谁也改不了的Excel表——那是全公司笔记本、显示器、U盘的借调记录。表里有十几个工作表，颜色编码五花八门，公式嵌套得像毛线团。谁要借设备，得先微信问小王有没有空，再等他手动查表、填记录、发确认。久而久之，大家都说：‘找小王借东西，不如去楼下买新的。’

这事在去年年中出了岔子。市场部临时接了个展会，要借五台高配笔记本，小王那天下班没回消息，电话也打不通。同事急得翻他工位，终于在抽屉里找到一张纸条：‘表密码：886tech#2023’。打开一看，最新借用信息还没更新，结果两台机器显示‘空闲’，实际已经被项目组拿走用了三天。

展会现场，人到了，设备不够，临时从合作方借了两台，配置不兼容，PPT播到一半蓝屏。事后复盘会上没人点名，但行政主管悄悄建了个文档，标题叫《关于避免“小王式依赖”的管理建议》。

真正解决问题的，是人事部新来的小林。她以前在一家设计公司做过资源协调，习惯用轻量工具做流转管理。她没动小王的表，也没要求他交出密码，而是私下问他：‘你最怕什么情况？’小王想都没想：‘我怕弄混谁该还哪台设备，或者别人乱改我的公式。’

小林点点头，当天就拉着他试了一个系统——蓝点通用管理系统。她先创建了一个‘资产借还’模板，把每台设备的基本信息导入，设置好状态字段：闲置、已借出、维修中、报废。然后加了两个流程：借用申请要部门审批，归还要拍照上传。最关键的是，权限分得很细：小王是管理员，能看所有数据、改字段；其他人只能提交申请或查看自己借过的设备。

小王一开始还不放心，特意导出数据比对了一周，发现系统自动记录的时间、责任人、审批节点全都对得上。更让他安心的是，他可以在后台自定义字段，比如给每台笔记本贴个‘显卡型号’或‘是否装过设计软件’，还能按这些字段筛选。他说：‘这比我原来的表还灵活。’

三个月后，技术部主动把投影仪、测试机、甚至几台备用服务器都搬进了这个系统。最意外的是财务部——他们看到资产流转清晰了，干脆对接了折旧计算模块，每月自动生成摊销报表。

其实类似的小系统我们公司用过不少。有的是采购部用来跟踪合同到期的，有的是研发组管实验样品的。它们都不是公司统一采购的大平台，而是各个岗位的人自己搭出来的。蓝点的好处是不用写代码，拖拽就能建表单和流程，还能手机操作。比如保洁阿姨现在用它报修灯管，拍张照，选区域，提交，后勤人员直接在App上接单，比原来打电话登记快多了。

上周开会，老板随口问了一句：‘咱们现在有多少固定资产在外地项目上？’IT主管三分钟就导出了带位置标签的清单。有人感慨：‘以前这种问题得发全员问卷，等三天才能凑齐数据。’

小王还是不太爱说话，但他现在桌角贴了张便签：‘系统问题找我，密码已经取消。’