茶水间失窃案

上周三下午，行政部小周在茶水间发现自己的星巴克杯子不见了。不是那种随手拿错的误会——她特意在杯底用油性笔写了名字，还贴了荧光标签。可它还是消失了。

起初没人当回事。直到第二天，技术部老张的无线耳机、财务小刘的保温杯接连‘失踪’。有人开玩笑说茶水间开了个‘无人值守寄存柜’。

但真正让事情升级的，是人事部王姐发现她的便携式血糖仪不见了。那不是公司配发的资产，可它出现在上个月的办公用品申领表里。谁也没想到，一个杯子，竟牵出了我们对‘非标资产’管理的集体失明。

我们管得了服务器，却管不住一个杯子

公司有完整的固定资产管理系统，每台电脑、投影仪都有条码和责任人。可那些没录入系统的物品呢？员工自带的耳机、部门共用的充电宝、行政采购的零食储备……它们像数据黑洞，在流程之外自由流动。

更荒诞的是，当我们想补录这些物品时，才发现没有合适的字段。资产系统只认‘设备类型’‘折旧年限’‘采购金额’，没人能定义‘马克杯’该归在哪类。有人提议走‘低值易耗品’，可系统要求必须关联发票——谁会为一个30块的杯子单独开票？

于是我们开始用Excel登记。第一周，表格新增了27条记录。第二周，更新停滞。第三周，有人把‘粉色陶瓷杯（带裂痕）’误填成‘粉色陶瓷笔筒’，导致后续盘点完全对不上。

问题不在人，而在工具。我们需要的不是一个更复杂的资产模块，而是一个能随需应变的记录空间——哪怕只为管好一个杯子。

从‘自定义字段’开始的微改革

后来是实习生小林提了个想法：‘能不能做个表单，让我们自己加字段？比如“物品特征”“常用出没区域”“是否刻名”？’

这听起来简单，但现有系统都不支持。OA只能走审批，ERP只认财务逻辑，连专门的资产管理软件也固化得像石器时代。

直到IT部小赵提到他私下在用一款叫蓝点通用管理系统的工具。他说：‘这不是传统软件，更像是个积木盒子。你可以创建“茶水间物品登记”应用，加上传图、位置标记、借用状态，甚至设置自动提醒——比如“连续三天未归还，发送催还通知”。’

我们半信半疑地试了。小赵花了一个午休时间搭出原型：首页是带缩略图的物品卡片，点击进入可填写‘上次见于’‘可疑目击者’‘悬赏零食等级’。最妙的是，每个人都能按自己习惯的方式补充信息，系统自动归类。

杯子回来了，流程活了

上线第三天，失踪的星巴克杯出现在微波炉上方——被贴上了新标签：‘【已登记】小周的杯，碰者请留糖’。老张的耳机也在会议室储物柜找回，借用人主动补填了借用记录。

但这不是重点。重点是大家开始自发扩展这个系统。采购组用它追踪样品寄送状态，HR用来管理工牌补办进度，甚至连年会抽奖的礼品流向都建了独立看板。

有人问小赵：‘这系统到底算什么类别？’

他说：‘它不算任何一类。它只是让管理长出自己的形状。’

现在，我们的资产清单里依然没有‘马克杯’这一项。但在‘自定义应用’目录下，有一个不断生长的入口，名字就叫‘那些差点消失的东西’。