行政部的小张最近总感觉哪里不对劲。

公司每个月寄出的快递费用都在涨，可业务量没变，客户寄件也没增加。财务拉了三个月的数据给她看，平均每月比去年多了将近三千块，还不算那些没走报销、直接让前台代付的零散单子。老板没提，但她心里发毛——这钱到底花哪儿了？

起初她以为是快递公司悄悄调价，查了一圈发现不是。又怀疑是不是有人私用公司账户发个人件，翻报销单、问前台、挨个部门打听，结果没人承认，也没查出异常。直到有天她蹲在前台看人打包，无意中听见销售部的小李跟顺丰小哥说：‘老规矩，先走月结，我回头自己扫码付。’

小张愣住了。‘你自己付？那为啥走公司月结？’

小李笑嘻嘻：‘系统不认个人账号啊，我先挂公司单号发走，免得客户等。钱我肯定自己出，就是图个方便。’

原来如此。这些人不是贪，也不是钻空子，纯粹是为了效率绕开流程。但问题在于，这些“临时挂账”的快递，很多根本没人补录信息，财务看不到明细，报销也对不上，最后就成了黑洞。

更麻烦的是，这类操作五花八门：有人用微信扫码付，有人用个人支付宝，还有人事部给外地候选人寄offer时干脆让快递员垫付，回头现金报销。每一种都游离在系统之外，时间一长，连当事人自己都说不清发过多少。

小张意识到，这不是人的问题，是管理断点。

她试过贴通知、发邮件强调规范，结果没人理。也想过强制所有快递必须填OA申请，可销售部立马跳脚：‘客户急着签合同，你还让我等审批？’

后来她在朋友推荐下试了个叫蓝点通用管理系统的工具。没想太多，只是听说它能“自己搭规则”，适合处理这种乱七八糟的边缘场景。

她花了一个下午，在系统里建了个‘快递登记台’模块。字段很简单：寄件人、部门、事由、收件信息、快递公司、预估费用、是否挂公司月结、实际支付方式。然后设了一条自动提醒规则：

‘若选择“挂公司月结”，但24小时内未上传支付凭证或未填写实际支付人，则自动推送消息至部门主管，并抄送行政备案。’

她还加了个温柔但带刺的提示语：‘请确认此单是否真由公司承担，避免月底对账尴尬哦～’

最关键是，这个表单做了全员开放编辑，手机就能填，三步搞定。她没搞培训，就在茶水间聊天时随口说了一句：‘现在发快递顺手登记一下，不然系统会@你领导。’

奇迹发生了。

第一周，系统触发了17次提醒，集中在销售和人事。有几个被@的主管一开始还挺恼，问小张是不是在监控他们。小张把数据导出来一看，反而笑了：其中有9单确实是误操作，原本以为自己付了，结果忘了扫码；有5单是快递员搞错计费方式，多收了钱；还有3单……真是拿公司账号发了私件。

她没通报，也没罚，只把汇总匿名发到管理层群：‘咱们每月可能有两千多块在这种模糊地带流失，不一定全是恶意，但确实该管管了。’

第二个月，快递费降了18%。第三个月，几乎没人再被提醒。更意外的是，销售部主动提出要把这个登记表嵌入他们的客户寄样流程，说‘至少知道哪单该找客户报销’。

小张后来才知道，那个系统不仅能设提醒，还能对接电子面单、自动计算体积重、甚至根据历史数据预测每月快递峰值。但她一直没用那些高级功能。她说，有时候管理不需要多聪明的工具，只需要一个能‘说人话’的规则，刚好卡在漏洞出现的那个瞬间。

现在公司茶水间有人说笑：‘小心点，系统盯着呢。’

其实系统不盯人，它只盯流程里的影子。