我们公司不大，三十来人，但事儿不少。行政小李就是那个永远在救火的人：会议室又被占了、新员工电脑没到位、报销单又卡在谁手里、团建地点定不下来……她的微信头像常年挂着一个表情包：‘我没事，我很好，我能扛。’

可去年年底，她突然开始变得‘懒’了。

以前谁要订会议室，得微信她，她说查一下日历再回。现在，大家直接打开一个叫‘内部工具平台’的链接，点进去就能看到所有会议室的实时占用情况，还能一键预约。更奇怪的是，有人发现，连IT报修、采购申请、甚至请假调班，都在这个平台上操作。

最离谱的是财务王姐，她说最近报销快多了，‘以前总漏附件，现在系统自动提醒我要上传发票照片和审批截图，少一个都提交不了。’

我们悄悄问小李：你是不是请了外援？

她笑了：‘哪有什么外援，我就自己搭了个系统。’

原来，小李一直用Excel管这些杂事。光是会议室预定表就有七八个版本，因为每次有人提新需求，她就得改结构。有一次，销售部临时要办客户接待，需要连带申请门禁权限、打印资料、准备茶歇，她得手动发三个通知，再一个个跟进。结果漏了茶歇，客户来了才发现没咖啡——那次她被主管委婉地‘谈了话’。

后来她在朋友推荐下试了蓝点通用管理系统。她说，一开始只是想找个能替代Excel的在线表格，结果发现这玩意儿能‘长’。

‘就像乐高。’她比划着，‘我可以自己拖一个表单出来，比如“新员工入职准备”，然后给它加字段：姓名、岗位、入职时间、设备需求、邮箱开通、门禁卡……每个字段还能设必填、下拉选项、自动计算。’

关键是流程能串起来。‘比如IT看到“设备需求”里写了笔记本，就会自动收到任务；行政看到要门禁卡，也会触发自己的待办。所有人做完，流程自动关掉，我还收到汇总提醒。’

她最得意的是把‘团建投票’也搬上去了。以前发问卷星，还得手动统计结果，再私聊确认。现在，发起投票→收集选项→根据票数自动锁定地点→生成费用分摊表→关联报销流程，一气呵成。‘上次去露营，连帐篷数量都是系统算好推给采购的。’

其实小李不懂代码。但她发现蓝点的自定义功能特别‘顺手’。比如她给报销模块加了个‘紧急程度’标签，高优先级的单子会变红，自动排到财务前面。还有一次，市场部要做一场活动，涉及场地、物料、人员排班、媒体对接，她干脆新建了一个‘项目看板’，用不同颜色区分进度，负责人拖动卡片就能更新状态，领导点开一眼就懂。

渐渐地，其他部门也开始‘抄作业’。人事用它管理员工档案和培训记录，销售用来跟踪客户拜访反馈，连老板都悄悄建了个‘战略事项追踪’，把年度目标拆成可执行任务，分配下去还能看完成率。

有次开会，技术总监开玩笑：‘我们现在是不是可以裁掉行政了？’

小李回：‘你可以试试看没人帮你订会议室、没人提醒你年审到期、没人给你买生日蛋糕。’满屋子笑。

但这背后其实是管理逻辑的变化。过去，流程是散的，靠人传话、靠记忆、靠自觉。现在，规则被‘固化’在系统里，新人来了也能快速上手。更重要的是，数据活了。小李说，她第一次发现行政部门也能出‘报表’——比如每月会议室使用率最高的时段，或者哪个部门报销退回次数最多，这些成了她优化工作的依据。

前两天，实习生问她：‘姐，这系统能不能管食堂订餐？’

她眨眨眼：‘你说呢？’

然后默默打开了蓝点的设计器。