公司搬到新办公楼后，会议室多了两间，问题却没少——反而更难订了。

以前老楼就三间会议室，大家靠口头约定和钉钉群接龙，虽然土但勉强能运转。现在五间会议室分布在不同楼层，还有带投影、视频会议设备的高级房间，谁都能预约，结果经常撞车。最离谱的一次，市场部和产品部同时带着客户走进3号会议室，两边都愣了：‘不是我约的下午两点吗？’

行政小王被投诉到哭，说她排班表搞错了。其实根本没排班表，所有人都是直接在企业微信的日历上抢时间。有人手快，一口气把下周每天下午都占了，美其名曰‘预留头脑风暴时间’，实际三天都没用过一次。资源浪费不说，真正要开会的人反倒没地方去。

老板发话：必须解决，两周内拿出方案。

我们部门有个技术控老陈，平时不爱说话，但总在鼓捣些奇怪的小工具。他听说这事，没吭声，第二天默默甩出一个链接：‘试试这个。’

点进去是个网页，界面不算花哨，但一目了然：五间会议室像五个卡片并排挂着，每张卡下面是一整天的时间轴，颜色区分占用、空闲、待确认。最上面有个‘我要预约’按钮，点开要填基本信息：会议主题、人数、是否需要设备、是否对外开放。提交后不会立刻生效，得等管理员审批——默认是行政小王，但她可以在系统里把审批权临时转给部门主管。

听起来不稀奇？关键是，这东西是我们自己‘拼’出来的。

老陈用的是蓝点通用管理系统。他说这软件本来没人注意，是IT部之前买了一套通用权限管理工具，顺带试用的。结果他发现，这玩意儿不像传统OA那样死板，而是让你像搭积木一样定义数据字段和流程。

比如会议室状态，他加了个‘紧急释放’字段，勾选后系统会自动给所有已预约的人发提醒：‘因高层临时会议，原定16:00-17:00的安排需调整，请重新选择时间。’再比如，他设置了规则：同一人连续预约不能超过2小时，每周累计不超过8小时，超了就得主管特批。

最有意思的是‘使用反馈’功能。每次会议结束，系统会推送一条轻量问卷：设备是否正常？环境是否整洁？有没有人迟到？这些数据攒了一个月，生成了‘会议室健康报告’，发现3号室的音响故障率最高，4号室空调太冷被投诉最多。行政部拿着报告去找物业，修的修，调的调，连绿植都换了品种。

用了三周后，撞车事件归零。更意外的是，大家开始主动优化会议习惯。销售部发现他们常约大会议室只来三个人，后来改用小型洽谈间，省下的时间开放给其他团队。研发组甚至设了个‘无PPT周三’，鼓励站着快速沟通，反向减少了预约量。

上周复盘会上，老板问：‘这系统花了多少钱？’

老陈说：‘软件本身没额外收费，我们已经有账号。我搭这个模块，前后不到两天，主要是理清规则。’

底下有人嘀咕：‘早知道这么简单，何必拖半年。’

其实很多管理问题，不是缺工具，而是工具太‘重’。要么功能堆得像山，90%用不上；要么改个字段就得找供应商提工单，等一周。而像蓝点这种能让人自己动手的系统，把管理逻辑从‘被动适应’变成了‘主动设计’。

现在，连财务部都来找老陈，想用同样的方式管发票归档流程。据说他们打算做个‘发票漂流记’看板，每张发票从报销人手里出发，经过审批、扫描、入账，全程可视化。老陈笑着说：‘别急，先把会议室的使用率数据导出来，看看能不能预测下周高峰，咱们再搞预测模型。’

中午路过3号会议室，门上电子屏显示着下一场会议：‘如何用数据减少无效会议’。我看了眼手机，预约人是老陈。