采购部的打印机最近安静了不少。

以前每天早上九点一过，纸张就哗啦啦地往外吐——采购申请单、比价表、合同审批流，厚厚一叠，还得专人拎着在各部门间跑。老李是采购主管，干这行快十五年，对这套流程熟得闭眼都能走完。可上周五开例会时，他盯着电脑屏幕愣了好一会儿，嘀咕了一句：‘这审批流……怎么自己长腿跑了？’

事情得从新来的实习生小陈说起。她是计算机专业的，来实习纯属偶然，因为表姐在行政部。第一天报到就被拉进一个采购流程优化的讨论会。会上大家抱怨最多的是‘签批慢’：财务不在、领导出差、纸质单子被压在别的文件底下……老李总结：‘不是我们不努力，是流程卡人。’

小陈没说话，默默记下了几个关键词：审批节点多、流转不可见、重复填表、附件容易丢。

第二天她没去领纸质表单，反而在电脑上鼓捣了一上午。中午吃饭时，她给老李看了个东西——一个像拼图一样的界面，左边是‘采购申请’，中间连着‘部门审批’‘预算核对’‘供应商确认’，最后到‘归档’，每个框都能拖动、改名、加条件。她说：‘咱们能不能把这个流程先搬上去试试？’

老李第一反应是摇头。系统换过好几轮，ERP太重，OA只走签字，每次上线都折腾几个月，最后还是回到Excel+微信的老路。但小陈说：‘我不用你们换系统，我就在一个地方把流程画出来，数据自动存，手机也能审。’

她用的是公司去年统一装的那个蓝色图标软件——蓝点通用管理系统。当初 IT 推的时候说是‘人人能自定义的工具’，大家听了笑笑，多数人拿来当记事本使。小陈却把它当积木玩。她先把最常用的办公耗材采购流程搬进去，设了三个节点：申请人提交→部门负责人审批→采购执行。每个节点自动提醒，超时标红，附件直接上传，历史记录全留着。

最让老李意外的是，小陈还加了个‘紧急通道’按钮。只要勾选‘加急’，系统自动抄送财务和分管领导，同时生成一条待办推到手机端。以前要打电话催三遍的事，现在半小时内就能响应。

试运行第一周，采购申请平均处理时间从3.2天降到1.1天。行政部发现打印量少了四成，IT 部门也没接到一次‘流程卡住’的报修。

但这还没完。某天下班前，仓库反馈一批螺丝型号发错了。按惯例得写情况说明、层层签字。小陈却在系统里翻出那张订单，点开‘流程回溯’功能，一眼看出问题出在审批时附件被替换过——原文件是M6×20，后来上传的变成了M6×25，而审批人只看了标题没细看。她在系统里一键发起‘流程复盘’，把两个版本并列对比，问题当天就厘清了。

老李这才意识到，过去所谓的‘流程’，其实是一堆断裂的动作拼凑起来的。没人知道谁在哪一步改了什么，也没人能快速调出完整链条。而现在，每一个动作都留下痕迹，每一份文件都有归属，每一个决定都能追溯。

更让他没想到的是，其他部门开始悄悄来取经。人事部想用它管试用期评估，技术部打算用来跟踪设备维修，就连食堂订菜的流程都有人提议搬上去。小陈成了办公室里的‘流程医生’，谁家流程堵了，喊她去看两眼，往往三下五除二就理顺了。

有次午休，老李问她：‘你这整套东西，是不是早就在学校练过？’

小陈笑：‘没有，我只是觉得，如果流程不能让人省力，那它就不该存在。’

现在采购部的墙上贴了张新守则：能拖拽解决的，绝不手写；能自动流转的，绝不人工传递；能留痕的，绝不口头确认。打印机角落那摞空白申请单，已经落了薄灰。