行政部的小林最近有点烦。不是因为工作多，而是因为——打印纸又没了。

这已经是一个月里第三次。每次都是市场部临时要印宣传册，一问库存，‘咦？怎么没纸了？’然后全公司开始翻抽屉、打电话催供应商，场面一度像在演办公室情景剧。

前两次她还觉得是巧合，这次她决定查一查。打开Excel表格，翻看过去三个月的采购记录：6月15日，购入A4纸5箱；6月28日，购入3箱；7月9日，购入4箱……看起来不少，但消耗速度也太快了点。

她开始找人聊天。财务说报销单上确实有这些采购；供应商说每次都按时送货；仓库说货都签收了。那纸去哪儿了？

直到她在茶水间听见市场部小王跟设计抱怨：‘上次你说申请了两箱，结果我只拿到一箱，差点耽误客户提案。’小王一脸无辜：‘我明明在群里说了要两箱啊。’

小林突然明白了：需求靠嘴说，采购靠人记，入库靠手填，领用靠自觉。这哪是管理，这是拼人品。

她翻出之前的‘办公用品申请表’，一张共享Excel，所有人自己填。问题是，没人知道谁填过，库存更新靠小林手动改数字，经常滞后。更离谱的是，有人直接绕过表格，微信发一句‘林姐，帮我拿两箱纸放会议室’，说完就走。等她想起来去改库存，早就对不上了。

这不是一个人的问题，是流程在裸奔。

她试着画了张流程图：申请 → 审批 → 采购 → 入库 → 领用 → 核销。理想很丰满，现实是：申请在微信，审批在口头，采购在Excel，入库在脑子，领用在空气里，核销？不存在的。

她跟IT提了需求，想搞个简单的审批流。IT说：‘我们系统不支持自定义流程，得走项目排期，至少两个月。’小林一听就泄气了。两个月？公司打印机都能因缺纸罢工三轮了。

后来同事老张推荐了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说他们部门在用，不用等开发，自己拖拖拽拽就能搭一套流程。小林半信半疑试了试。

第一天，她建了三个模块：‘用品申请’‘库存台账’‘采购任务’。每个字段都能自定义，比如‘物品名称’‘数量’‘申请人’‘用途’‘紧急程度’。最让她惊喜的是，不同模块之间能自动关联——比如申请单里的物品，可以直接关联到库存台账的编号，一提交，系统自动扣减可用库存。

第二天，她设了审批规则：超过500元走主管，日常消耗品自动通过。还加了个‘紧急通道’，选了‘紧急’标签的，系统会标红并短信提醒采购员。

第三天，她把供应商拉进来当外部用户，采购任务生成后，自动发消息给对应供应商确认。到货后，仓管在手机上点‘确认入库’，库存实时更新。

一周后，市场部又要印资料。小王打开系统，提交申请，选了‘A4纸’‘2箱’‘紧急’。三分钟后，采购员收到任务，供应商接单。下午三点，纸到了，仓管扫码入库。小王去领时，系统弹出提示：‘请登记领用人和去向’。他随手填了‘市场部宣传物料’，完成。

整个过程，小林没发一条微信，没改一个Excel数字。更妙的是，系统自动生成了‘耗材分析报表’：过去一个月，市场部用了47%的打印纸，技术部占31%，行政自己才8%。数据一出来，各部门开始自发节约，甚至有人提议推行双面打印奖励机制。

有一次，财务抽查报销单，发现一张可疑的‘硒鼓采购’，金额不小。调出系统记录，发现申请单上的用途写的是‘更换会议室投影仪灯泡’，明显对不上。一查，原来是有人虚报，想套现。系统留痕让这事无处可藏。

现在，小林的Excel表格彻底退休了。公司其他部门也开始眼红：人事想用它管培训报名，项目组拿它做任务追踪，连食堂阿姨都问能不能用来登记食材损耗。

其实小林一开始也没想改变全公司。她只是不想再为一箱打印纸焦头烂额。但当你把一个小流程真正理顺了，它自己会生长，会传染，会撬动更大的秩序。

有时候，管理的起点，真的就是一箱纸的事。