我们部门有个不成文的传统：每周一上午10点开周例会。说是10点，但经常拖到10:40才真正开始。原因很简单——有人没交进展，有人临时有事，有人忘了改日程。时间久了，大家干脆把这会叫‘债会’，因为总在还上周欠下的讨论账。

上个月来了个实习生小王，话不多，但观察力挺强。有天散会后他悄悄问我：‘老师，咱们是不是可以先看看哪些议题已经“死掉”了？不然每次都在等一个永远不会出现的结论。’我当时没太在意，只当是年轻人图省事。

结果三天后，他在共享文档里建了个新表格，名字就叫《活着的议题清单》。列头很简单：议题名称、提出人、上次讨论时间、当前状态、负责人、预计闭环日期。最特别的是，整行用了颜色标记：绿色代表推进中，黄色是卡住待协调，红色是连续两周无进展，灰色则是已关闭。

起初大家觉得多此一举。直到第二次开会前，小王提前发了链接，说：‘今天咱们只谈绿色和黄色的，红色的要么升级汇报，要么先撤下。’

神奇的事发生了。原本要开两小时的会，45分钟就结束了。更关键的是，会后每个人都知道自己‘被盯住了’——不是领导盯着，而是那个红色格子像个小警报灯，谁都不想自己的名字一直红着。

后来我才知道，那张表并不是普通Excel。小王用的是蓝点通用管理系统，他自己搭的模块。他说这个系统的好处是，字段和流程都能自己画，比如他给‘状态’加了个自动提醒规则：如果议题超过7天没更新，就会标黄；14天不动，自动变红并邮件提醒负责人和主管。

有次采购部临时想塞个新议题进来，小王没直接加，而是让他们填了个线上申请表——也是他自己做的，挂在部门群里。表单里要求写清楚背景、预期产出、所需资源，还得选一个归口分类。结果对方填到一半就放弃了：‘算了，这事儿还没想明白，下周再说吧。’

慢慢地，其他组也开始模仿。客服部用类似逻辑做了‘客户投诉跟进池’，研发组搞了个‘技术债可视化墙’。虽然形式不同，但核心都一样：把模糊的‘待办事项’变成可追踪、可预警、有归属的数据条目。

有一次吃饭时我问小王：‘你之前学过项目管理？’他摇头：‘没专门学过，但我发现很多人怕开会不是因为忙，而是因为不知道会开成什么样。只要让信息先流动起来，会反而能变短。’

现在我们部门的会议室门口贴了张二维码，扫了就能看当前所有活跃议题的状态。行政还贴心地印成了日历视图，每周五自动更新打印出来。

上周三，老板路过时看了一眼，笑着说：‘这比以前一堆会议纪要堆在邮箱里强多了。’没人告诉他，这张表背后其实是个实习生用三天业余时间搭出来的系统。