上周五下午，设计部主管老周把我拉进一个紧急会议。他打开投影，屏幕上是一张密密麻麻、颜色混杂的文档，标题写着《品牌VI更新第三版（最终定稿-别信这个标题）》。

“你看看，这已经是第17版了。”老周揉着太阳穴，“实习生小林一开始只负责做几个图标，结果现在连品牌口号都被她重写了三次。”

我凑近一看，文档里嵌着十几个截图，评论区像菜市场：有人写‘字体太圆了，不够科技感’，有人回‘上次说太尖锐，现在又嫌太圆？’，还有条红色高亮写着‘老板说要‘有温度’，但别太暖’。”

这已经不是设计问题了，是管理失控。

我们公司做消费品，设计迭代快，尤其是品牌视觉部分。过去几年，我们试过用飞书文档收集反馈，用Trello排优先级，甚至让设计师自己建Notion页面。可每次一到关键节点，总会冒出一堆‘我觉得’‘老板昨天随口提了一句’‘客户朋友看了说……’，版本满天飞，责任没人认。

问题出在哪？不是工具不好用，而是这些工具都在‘适应混乱’，而不是‘建立秩序’。

真正让我们喘口气的，是一个看起来最不像管理工具的东西——蓝点通用管理系统。准确说，是我们用它从零搭出来的一个‘设计需求准入表’。

最开始，行政小李只是想管住打印耗材，后来发现这系统能自定义字段、设审批流、还能拖拽流程节点。于是我们决定试试：能不能用它给设计需求立个‘门卫’？

我们设了五个必填项：

1. 需求提出人（必须实名，下拉选择部门+姓名）
2. 原始动因（不能写‘我觉得’，得选‘用户反馈’‘老板指示’‘竞品变化’等预设分类）
3. 影响范围（单图标 / 整套VI / 全渠道物料，影响越大流程越长）
4. 关联项目（自动关联到正在进行的产品上线计划）
5. 附件原型（必须上传草图或参考图，禁止纯文字描述）

提交后，系统自动判断是否需要走审批。比如改LOGO颜色，直接进设计排期；要是涉及品牌口号，就得经市场总监和产品负责人双签。

最妙的是‘版本锚定’功能。每次新需求提交，系统会自动关联最近一次已确认的设计稿，并生成对比视图。小林上周提了一个‘让主色更活力’的需求，系统跳出提示：‘您引用的参考稿为V12，但V13已于昨日通过审批，是否重新评估？’ 她愣了一下，才发现自己根本不知道最新版本已经改了方向。

用了不到一个月，设计部的‘幽灵需求’少了七成。更意外的是，销售部看到这个表，悄悄复制了一个‘客户定制需求准入流程’；连HR都搞了个‘团建方案申报模板’，要求所有活动必须填写‘预期ROI’和‘拍照打卡点数量’。

前两天，小林主动把她的图标设计拖进了系统。我问她怎么不直接发群里了，她笑说：‘现在我知道，没走流程的改动，连打印机都拒绝吐纸——行政那边设了联动规则，没审批通过的设计文件，不能申请印刷。’

管理不一定非得是KPI或OKR。有时候，它就是一个敢对‘我觉得’说‘等等，先填个表’的勇气。