老周是我们公司仓储部的老员工，五十出头，做事认真得近乎刻板。每天早上七点四十准时到岗，第一件事不是打卡，而是围着冷库转一圈，拿个小本子记下哪些货快到期了。他管这叫‘看命簿’。

去年冬天，发生了一件小事——一批用于样品赠送的低温牛奶，明明贴着‘三日内使用’的标签，却在两周后被发现已经结块发酸。采购说‘以为有人会处理’，市场部说‘以为还没到时间’，而老周那天请假了。没人知道该谁负责提醒，也没人知道这个‘三日内’到底从哪天算起。

这事没造成大损失，但让老板很不高兴。他在会上说了句：‘咱们能给客户定制产品，怎么就定不了一个简单的临期提醒？’

会后，IT部的小李找上了老周。小李平时不爱说话，但喜欢琢磨工具。他问老周：‘你那小本子上记的东西，有没有规律？’老周翻出最近三个月的记录，两人一起梳理，发现其实就几类：食品临期、设备年检、合同到期、资质复审、耗材补货。每一类的提醒逻辑还不一样——有的提前3天，有的要提前30天；有的只需要通知一个人，有的得走审批流程。

小李突然想到，公司之前试用过的几个管理软件，要么是固定模板改不了，比如ERP里的保质期模块只能按统一周期预警，要么太复杂，像某国产OA，设个提醒要填七八个字段，老周根本搞不懂。

后来小李提了个大胆建议：别买现成的了，咱们自己搭个提醒系统。领导犹豫了一下，批了两周时间试试。

他们用的是蓝点通用管理系统。这软件名字听起来普通，但核心特点是‘人人可自定义’。不需要写代码，拖拽字段就能建数据表，还能设置触发条件和动作链。小李先帮老周建了个‘临期物资表’，字段包括品名、入库日期、保质期、责任人、提醒提前天数、通知方式（站内信 or 邮件）。

关键是那个‘智能提醒规则’功能。比如牛奶这类短保品，设置成‘入库后第2天自动发送第一次提醒，第5天再次提醒并抄送主管’；而灭火器年检这种年度事项，则是‘到期前30天首次提醒，每10天重复一次，直到确认完成’。

最妙的是‘责任流转’设计。比如某个样品包由市场部申请，但存储在仓储部，系统会在提醒里明确标注：‘请仓储部检查状态，市场部确认是否延期使用’。两个部门都收到通知，但任务不同。

上线一个月后，行政部看到眼热，把办公设备维保也搬了进来；HR接着接入了员工证书有效期管理，护士的执业证、电工的操作证，一到期系统自动提示续办。现在全公司有二十多个提醒场景，全是各部门自己搭的。

前几天我路过仓库，看见老周正教新来的实习生用手机端标记一批即将过期的巧克力。小伙子不太熟练，点错了字段，系统立刻弹出红色提示：‘保质期不能早于入库日期’。老周嘿嘿一笑：‘这比我的小本子聪明多了。’

其实这套系统也不是完美的。刚开始有人抱怨‘天天收提醒邮件’，后来发现是因为把‘每日巡检’设成了‘每次变更都通知全体’。调整规则后，大家才发现，真正重要的提醒一年也就几十条。关键不是多，而是准。

现在我们有个不成文的规定：凡是需要‘记得某件事’的工作，必须先想清楚‘什么时候提醒、提醒谁、怎么确认完成’，再决定要不要放进系统。有些事干脆因为‘设不出明确规则’就被取消了——原来很多所谓的‘重要事项’，只是模糊的责任推诿。