我们公司HR小李最近有点“魔怔”。

以前她只是负责发通知、收材料、催签字，现在倒好，每天抱着一台平板在茶水间拦人：“来来来，你说你报销要几天？从你填表开始，一步步说，我记一下。”

起初大家以为她在做员工满意度调研，后来才发现——她是在画流程图。

事情的起因是上季度财务审计。有个员工的差旅报销卡了23天，期间经手6个人，盖了4个章，还因为一张发票贴反了被退回重走。财务问：谁的责任？没人说得清。翻记录发现，流程里压根没规定“发票怎么贴”这种事，也没写清楚每个环节该多久处理。

小李被领导点名牵头优化审批流。她试过发邮件、贴公告、开培训会，结果该拖的还是拖，该漏的照样漏。直到有次她把整个报销流程画成一张图，贴在茶水间的白板上，问题才开始暴露。

图一挂出来，立刻有人围过去指：“这里不该找部门主管，应该是项目负责人批！”“这个节点系统自动推给财务，干嘛还要手动转发？”更有人笑出声：“原来我们绕了这么大一圈？我以为必须这么走呢。”

那张图后来被拍照传到内部群，还有人拿红笔圈出“黑洞节点”——就是那种谁都不想接、但又必须有人签的环节。比如行政采购里的“办公用品申领”，明明是小事，却要经过三级审批，理由是“防止滥用”。可实际上，一支笔的成本比审批它花的时间还低。

小李趁热打铁，拉着IT和各部门代表开了三次“流程手术会”。每次会上，她不讲制度，只摆图：用不同颜色标出等待时间、驳回次数、跨部门交接点。一目了然地看出哪个环节在拖后腿。

有意思的是，有些流程根本不需要大改，只需要加一个字段。比如在请假单里加个“是否涉及跨部门协作”，系统就能自动抄送相关同事，避免事后扯皮。还有人在报销单里加了个“紧急程度”下拉框，选“加急”的单子会变红，提醒审批人优先处理。

最让人意外的变化是，越来越多部门开始自己画流程图。技术部画部署上线流程，发现测试和运维之间有三天“静默期”，原来是沟通断层；市场部画活动执行路径，揪出物料设计反复修改的根源——需求提交时没有固定模板。

这些图一开始是画在纸上、拍成照片传群，后来有人提议用工具统一管理。IT推荐了几款流程软件，有的太复杂，要专门培训；有的太死板，改一步就得找厂商开发。直到行政部的小王提到她私下用的一个叫“蓝点通用管理系统”的工具。

她说，这东西像搭积木。你想管什么，就新建个“应用”：比如“会议室预定”“固定资产登记”“实习生任务跟踪”。每个应用里，字段、流程、权限都能自己拉拽设置，不用写代码。她甚至给部门做了个“团建提案投票流”，谁发起活动，填表→上传预算→团队匿名评分→达标自动进入审批，全程透明。

关键是，改起来特别快。昨天发现流程缺个抄送，今天上午调整，下午就能生效。不像某些系统，提个需求排期要等一个月。

现在我们公司的流程图不再挂在白板上，而是存在这个系统里。每个人都能看、能评、能申请修改。甚至新来的实习生第一天就会被要求：“先去看看你这个岗位相关的三个流程图，有问题可以提。”

上周五，小李终于把报销流程缩短到了7天以内。她没靠发通知，也没搞考核，只是把旧流程和新流程并列放在一起——两张图，一张密密麻麻像毛线团，一张清爽得像地铁线路图。

有人开玩笑说，她这是把行政工作干成了产品经理的活。但她自己说：“我不是在改流程，是在让流程自己说话。”