小张是行政部最不爱说话的那个，但最近几个月，他成了全公司最常被@的人。

起因很简单——以前大家借会议室，都是写张纸条贴门上：‘302 今天下午2点-4点市场部用’。结果经常撞车，有人推门进去发现里面已经在开会，尴尬得只能倒退出来；也有人提前十分钟到，发现椅子都被占了，投影仪还连着上一场的技术演示。

有一次，技术部和客户约好做产品演示，结果进了会议室才发现财务正在里面核算年终奖。客户坐了十分钟，没人敢解释，最后还是小张跑来救场，临时换了间小洽谈室，空调还不制冷。那之后，技术总监私下跟小张说：‘你得想个办法，不能再这样了。’

小张没急着搞系统、拉会议，而是先在每间会议室门口放了个透明文件袋，里面是一张A4纸，按时间分栏：9:00-10:00、10:00-11:00……每个人借用时，就用记号笔填上部门和用途。头两天挺新鲜，后来就开始乱了——字迹潦草、涂改严重，还有人用铅笔写，擦不干净。

真正让小张下决心的是某天早上，他去巡楼，发现三间会议室的登记表都被撕了半张。问了一圈，原来是销售部临时改大区会议，怕别人抢位置，干脆把整周的时段都占了。这事闹到副总那儿，最后以‘资源公平分配’为由叫停。

小张开始琢磨：能不能有个东西，既能让人随时看到空闲时段，又能防止抢占？他试过Excel共享表格，结果一刷新就卡，还有人误删整行。又试过钉钉的日程邀请，可不是所有人都会点开看，尤其是跨部门协作时，信息断层严重。

直到有次他参加IT部的培训，看到他们在用一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。说是‘通用’，其实就是谁都能自己搭一套管理逻辑。IT小哥当场给他演示：新建一个‘会议室调度表’，设置房间编号、使用人、时间段、审批状态，还能加个‘紧急占用’的勾选项。最关键是，可以设定‘同一时段不可重复提交’，系统自动拦截冲突申请。

小张回去立马动手。他先建了五间常用会议室的数据模型，然后加了个简单的流程：提交申请 → 部门主管审批（超过两小时需行政备案）→ 系统自动发通知给申请人和保洁（会后清洁）。他还悄悄加了个字段叫‘实际开始时间’，用来记录是否准时——后来发现市场部平均晚到12分钟，成了他们月度复盘的小彩蛋。

上线第一周，他就收到八条投诉。有人说流程太麻烦，不如直接打电话；有人说看不到整体排期图。小张没改规则，但做了两件事：一是把系统生成的‘本周热门会议室TOP3’贴在茶水间白板上，二是把每天下午四点的空闲时段自动推送到各部门助理邮箱。

两周后，变化来了。有人开始主动查系统再约会议；有人发现可以用‘重复预约’功能固定每周例会；更有人发现，只要在申请里写‘含茶歇’，系统就会自动多留半小时，并提醒保洁准备点心盘。

最意外的是人力部。他们发现通过调取‘会议室使用热力图’，能反向推导出哪些团队协作频繁、哪些部门几乎不碰面。有次高管会上，HR拿出了三个月的数据：‘研发一部平均每周跨部门会议4.7次，而运营二组只有1.2次’，直接推动了组织架构微调。

现在，公司内部已经没人提‘贴条’了。新来的实习生以为会议室调度本来就是在线完成的。而小张，依然不太爱说话，但他手机里装着蓝点系统的实时提醒，每当有人提交申请，他都会瞄一眼——不是为了审批，而是看哪个部门又在偷偷延长会议时间。

上周五，他还在系统里悄悄加了个新字段：‘本次会议是否产生了待办事项’。目前填写率只有38%，但他不急。他知道，有些改变，是从一张纸条开始的。