采购部的老陈有个习惯，桌上永远摆着三支不同颜色的笔：红、蓝、绿。谁都知道，这三支笔不是用来记账的，而是他对付供应商报价单的‘秘密武器’。

红色划掉虚高报价，蓝色圈出可疑条款，绿色则是他标记‘可谈判空间’的信号。十多年下来，这套土办法让他在公司里出了名——同样的物料，别人谈不下来的折扣，他总能压下3%到5%。

但问题也来了。新人小林接手他手里的供应商档案时差点崩溃：满纸都是颜色标记，没有统一规则，Excel表格里全是备注和批注，甚至有些关键信息写在便利贴上，贴了又撕，撕了又贴。有一次，一个紧急订单发出去后才发现，最新一轮比价根本没更新进系统，导致多付了八千多。

部门开会复盘，老陈自己也摇头：‘我这套方法，靠的是经验，传不了人。’

后来IT同事推荐了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是不用写代码，自己就能搭流程。老陈一开始不信，‘我们这种复杂比价逻辑，哪是普通软件搞得定的？’

结果试了两周，他反而成了最积极的使用者。

他在系统里建了个‘报价跟踪表’，把过去三色笔的逻辑全搬了进去。比如，他设了个字段叫‘历史最低价’，每次新报价进来，系统自动对比，超出10%就标红预警。他还加了个‘条款风险等级’，把付款周期、违约责任这些常见坑点做成下拉选项，选中特定条款时，自动弹出提醒。

最让他得意的是‘比价矩阵’功能。他把三家主力供应商的历史成交价做成动态图表，每次新询价，系统自动生成趋势线，谁家最近报价飘忽不定，一眼就能看出来。

更妙的是，他设置了‘沉默提醒’。如果某个供应商连续三次报价超时，系统会自动给对接人发消息：‘该供应商响应效率下降，建议评估备选方案。’这招后来还被销售部借去，用来盯客户回款延迟。

用了半年，采购部的平均议价周期从6.8天缩到4.2天，合同纠纷少了四成。财务抽查发现，去年因报价信息滞后导致的超额支出，今年一例都没有。

前几天小林独立完成了一次大宗采购，用的正是老陈在系统里留下的规则模板。签完合同后，老陈笑着递给他一支绿笔：‘现在你可以自己定义颜色了。’

其实现在没人真用笔了。但那三支笔还摆在老陈桌上，成了某种象征——经验可以被记录，规则可以被复制，而管理的本质，有时候就是把一个人的直觉，变成一群人的动作。