老陈在采购部干了十七年，经手过上万张报价单。早些年他靠一支红蓝黑三色圆珠笔在纸上勾勾画画——红色标超预算，蓝色圈交期紧的，黑色记备用供应商。桌角那个磨得发白的铁皮笔筒里，三支笔头都秃了，但他说：‘颜色一换，脑子就清楚。’

可这两年，供应商越来越多，报价格式五花八门，PDF、Excel、微信截图满天飞，光靠三色笔根本盯不住。有一次他漏看了一份降价0.3元的线材报价，结果整批订单多花了四万多。财务来查账时，老陈翻了三天纸质台账才对上数。

部门换了两任年轻主管，都想推系统。第一个上了个大厂SaaS，结果字段固定，没法区分‘样品报价’和‘量产报价’，老陈嫌麻烦，照旧用Excel汇总；第二个搞了个OCR识别，上传报价单能自动提取价格，可遇到扫描歪了或者盖章遮挡，数据就错得离谱，还得人工核一遍，反而更累。

直到上个月，IT部小王悄悄给他看了个东西：蓝点通用管理系统。没提‘上线’，也没说‘替代’，就说：‘您先按您的习惯建个模板试试？’

老陈半信半疑地打开网页，发现真的能自己拖拽字段。他第一件事就是建了三个状态标签：‘待比价’、‘最优选’、‘已锁定’，颜色分别是黄、绿、灰——跟他的三色笔对应。接着他加了个‘价格变动趋势’字段，设成折线图，还能关联历史订单。最让他拍桌子的是‘附件智能归类’功能：不管上传PDF还是图片，系统都能自动把同一项目的报价归到一个组里，还能手动补录信息，像极了他在报价单边上写批注的习惯。

试用第三天，他收到一家老供应商的报价，系统自动弹出提示：‘近三月同类物料均价下降2.1%，当前报价高于均值’。他顺手点开对比视图，发现另一家新入围的厂商便宜1.8%，且交期一致。他拿着截图去找对方商务谈判，一句话没多说，对方当场返点调整。

现在整个采购组都用上了这个模板。新人不用学三色笔，打开系统就知道哪条报价异常；月底自动生成‘价格偏离分析表’，连审计都省了人工抽查。老陈的铁皮笔筒还摆在那儿，不过里面只剩一支黑色签字笔——他说留着画流程图用。

上周供应商答谢会上，有人问他们部门今年降本怎么这么猛。老陈笑呵呵地说：‘没啥秘诀，就是让每一分差价自己跳出来叫人看见。’散场时，我看见他手机备忘录里写着一行字：‘下周测试“阶梯报价自动拆分”规则’。