仓库老王退休前最后一周，行政在整理档案时发现一件怪事：最近半年的报废清单里，有十七张单子‘人间蒸发’了。系统里查不到记录，纸质单据也没人见过，可偏偏实物已经处理掉了——三台旧服务器、五把工位椅、还有财务部那台卡纸卡到自闭的打印机。

这事轮不到IT管，但偏偏落到了我头上。因为老王走之前，最后交接的是系统权限，而我是那个被拉去核对‘操作日志’的人。

翻了一圈后台，问题出得离谱又合理：那些报废单确实被创建过，状态也走完了审批流程，可它们的‘所属部门’字段是空的，‘创建人’字段却写着‘admin’。

我们公司用的不是那种买断式ERP，而是自己搭的一套轻量管理系统，谁都能建表单、设流程。初衷是灵活，结果就是每个人按自己习惯来。老王的习惯是——登完实物台账后，让实习生小赵帮他录系统。小赵权限不够，就用管理员账号代操作。一来二去，系统以为这些单子是‘系统自动产生的’，既不推通知，也不进部门待办，审批通过后直接石沉大海。

更麻烦的是，这些单子没触发任何归档动作。财务做资产核销时查不到依据，审计来了算作流程缺陷，行政追责又找不到责任人。老王一走，窟窿才暴露。

这事最后是靠手动补录+邮件佐证平掉的。但之后我们开了个复盘会，主题很具体：谁在替别人点‘提交’？

我们原以为流程跑通就行，没人关心‘创建人’这种边角字段。可正是这个字段，决定了通知推给谁、数据归属哪、责任落在哪。就像水电表装错了户头，用的是一样的水，缴费的却是邻居。

后来我们改了规则：所有流程类表单，禁止使用共享账号提交。系统层面加了校验，如果是admin身份创建，必须手动选择‘代理真实提交人’，否则无法进入审批节点。同时，每个表单底部加了个不起眼但强制显示的小字：‘本单由XXX发起’。

变化是微妙的。以前小赵代录五张单花十分钟，现在要额外确认两步，可能多花三十秒。但从此每张单都有了‘数字指纹’。上周行政抽查报废流程，十七张历史缺失单，如今一张都没漏，连保洁处理废纸箱的登记都有迹可循。

其实很多管理漏洞，不在大流程，而在这些‘谁来点按钮’的瞬间。你让A做事，却让B代交作业，系统记下的就是B的名字。时间一长，数据就成了集体无意识的拼贴画。

我们试过几种解决方案。一开始想用审批备注写明‘代提交’，结果八成的人忘了填。后来试过强制弹窗提醒，又被吐槽干扰操作。最后发现，最有效的不是约束行为，而是让系统如实记录行为本身。

现在我们新上的几个流程，比如设备借用、会议室报修、甚至食堂餐券申领，都默认开启‘创建人溯源’功能。不是为了追责，而是为了让数据有源头。就像老王常说的：‘东西可以搬，账不能糊。’

最近听说采购部也开始用类似逻辑管合同草稿。以前法务改完返给业务，业务改完再发回来，版本满天飞。现在他们建了个‘文档流转沙盒’，每次编辑自动记录发起角色，哪怕只是改了个标点，也能回溯到具体时间和人。不是为了抓错，而是为了避免‘我以为你改好了’这种对话。

说到底，管理不是让所有人按同一套动作跳舞，而是让每个动作留下痕迹。有些软件追求‘一键完成’，但我们越来越觉得，慢一点、啰嗦一点，反而能让系统更诚实。

如果你现在的管理系统还允许‘代提交’却不标记源头，不妨去查查那些已完成的流程——说不定也有几张‘不存在的单子’，正静静地躺在数据黑洞里。