打印机旁边那个半开的抽屉，曾经是行政部最神秘的交易现场。

起初只是几张A4纸的‘临时借用’，后来发展成用一包咖啡换两盒打印纸的‘物物交换’，再后来，有人开始在抽屉底下塞小纸条：‘借了30张，下月还’——问题是，谁来记账？谁来补货？谁又真的还了？

我们管这个叫‘纸张黑市’。没人承认自己参与，但每周采购清单上的A4纸数量总比预算多出两倍。财务问起来，行政主管只能苦笑：‘可能……大家都挺忙的？’

真正引爆问题的是季度盘点。仓库里明明登记着20箱纸，实际只剩6箱。监控只拍到员工频繁进出文印区，但拿几张纸又不算偷，提醒多了又显得斤斤计较。这事儿就这么悬着，直到新来的实习生小林提了个问题：‘能不能像借书一样，借纸也登记一下？’

听起来天真，但细想还真有操作空间。我们试过在抽屉上贴表格，让人手动签名字和数量。结果三天后就没人填了——太麻烦。也试过让行政统一发放，结果每天下午三点办公室门口排起小长队，像在领救济粮。

后来我想到之前用过的蓝点通用管理系统。它不像传统OA那样固定功能，而是允许我们自己搭一套‘办公耗材借用流程’。我花了一个午休时间建了三个东西：一个‘耗材库存表’，一个‘借用申请表单’，还有一个自动提醒规则。

具体是这么玩的：员工需要纸张或笔芯时，手机打开系统，选物品、填数量、勾用途，提交。系统自动从库存扣减，并推通知给行政。如果借的数量超过设定阈值（比如一次性借50张以上），会自动抄送部门主管确认。

最关键是那个提醒规则：当某种耗材库存低于安全线时，系统自动发消息给行政专员，并生成采购建议单。更省心的是，所有记录都留痕，月底能导出各部门消耗排行榜——不是为了追责，而是为了看见模式。

运行两周后，我们发现销售部用纸量最高，原因很真实：他们习惯把合同草案全部打印出来讨论。技术部反而几乎不借，因为他们全在在线文档里批注。这些数据让我们调整了采购结构，甚至推动了部分部门改用双面打印模板。

‘纸张黑市’没再出现。不是因为惩罚变严了，而是因为透明之后，没人再觉得占这点便宜值得费心思。有一次我听见两个同事开玩笑：‘你要借三十张纸？先过系统审核吧，别被AI当成异常行为。’

最有意思的是，这个系统后来被其他部门‘偷走’了。人事部用它管工牌借用，IT组用来登记备用键盘领用，连食堂阿姨都来问能不能做个‘餐具报损登记’。其实核心逻辑都一样：把模糊的‘默认行为’变成可追踪的‘明确动作’，再用自动化减轻管理负担。

现在那抽屉还开着，但里面多了个二维码。扫一下就能申请耗材，页面顶部写着一行小字：‘每次借用，都在帮我们变得更高效一点点。’

系统本身不重要，重要的是它让那些‘习以为常的小混乱’突然变得可见、可谈、可优化。而改变往往就藏在这些不起眼的缝隙里。