去年冬天，我们公司的小型仓储区出了个怪事——一箱标着‘2022年11月到期’的食品赠品，居然在2024年初才被翻出来。更离谱的是，行政在清点时发现，这箱东西已经在系统里‘死亡’了半年：当初入库时打了个标签，但没人设置提醒，也没人定期查。

这事成了茶水间笑谈，直到市场部总监在晨会上半开玩笑地说：‘下次要是把客户礼品发成过期坚果，咱们就真上新闻了。’

于是，一个原本谁都不想碰的‘边缘管理问题’——非核心物资的保质期追踪，突然被推到了台前。

我们公司不算大，不到两百人，但日常消耗的样品、赠品、活动物料五花八门。有红酒、茶叶、咖啡胶囊，也有护肤品小样和定制巧克力。这些东西不像原材料，不走生产流程，也不进财务强控清单，往往由项目组自行采购、行政代管，最后谁要用谁来领。

问题就出在这‘代管’二字上。行政当然尽责，可他们手里没有自动提醒，只有Excel表格和手写标签。一旦某个月忙得脚不沾地，这些‘安静过期’的东西就成了盲区。

最开始，大家想用共享表格解决。建了个‘临期物资清单’，设了颜色标注：红色代表30天内到期，黄色是60天。可没过两周，就发现这招行不通——更新靠自觉，查看靠缘分。有人领走了东西忘了改状态，有人根本不知道这张表的存在。

后来又试过在OA里加个固定流程，每月底生成一次报告。结果呢？流程太重，填起来费劲，最后变成了‘为填表而填表’，数据越来越糊弄。

真正转机出现在技术部实习生小林身上。那姑娘不爱说话，但特别爱琢磨工具。有天她悄悄拉了个群，说：‘我用蓝点搭了个小系统，要不要试试？’

她说的‘蓝点通用管理系统’，是我们公司少数几个允许自定义功能的平台。之前主要用于项目进度跟踪，没人想到还能拿来管保质期。

她的设计很简单：每个入库物品都要填类别、数量、到期日，系统自动计算剩余天数，并生成三种提醒——

• 提前90天：邮件通知行政和采购，列入‘关注清单’；
• 提前30天：企业微信弹窗给相关项目负责人，附带一句‘该物资即将进入临期阶段，请确认使用计划’；
• 到期当天：自动归档为‘已过期’，并触发一条审批流，决定是销毁、捐赠，还是特殊申请延期使用。

最妙的是，她还加了个‘领取激励’机制：如果员工主动申领临期物资（比如拿去当下午茶），系统会记录一次‘资源活化行为’，月底行政会公布‘节约达人榜’，前三名送咖啡券。

你别说，这招真管用。以前没人愿意碰临期的东西，总觉得‘快过期了’等于‘不能用’，现在倒好，一看到提醒就抢着领。有次市场部做客户拜访，顺手从系统里调出几盒未开封的茶礼，既体面又省预算，回来直夸这系统‘懂事’。

更意外的收获是，这个小模块慢慢被其他部门‘偷师’去了。财务发现发票也有‘有效期’，尤其是跨年报销的差旅票据，于是复制模板做了个‘票据时效看板’；HR看到后也跟风，用来追踪员工健康证、培训证书的续期状态。

现在回头看，保质期管理这件事，本质上不是缺制度，而是缺‘轻量级的动态反馈’。传统的管理软件要么太死板，字段固定，改不了；要么太复杂，光配置就要找IT支持。而像蓝点这样的系统，好处就在于普通人也能像搭积木一样，根据自己手头的问题，快速拼出一个解决方案。

而且它不强迫你用某种标准流程，而是让你先试跑，发现问题再迭代。比如我们后来就在‘临期提醒’里加了‘紧急用途标记’——如果某个项目急需样品，可以直接申请跳过排队，系统会记录优先级变更原因，留痕又灵活。

最近一次盘点，行政小陈得意地宣布：‘连续187天零过期损耗。’ 没人鼓掌，但大家都默默把下周的团建零食，从采购清单改成了‘从临期池里挑’。