行政部的小王最近在茶水间贴了一张A4纸，上面密密麻麻写着咖啡豆剩余量、纸杯存量、洗手液品牌和临期提醒。没人当回事，直到财务总监发现这张表更新比报销系统还准时。

事情的起因挺偶然。上个月公司换了一批挂耳咖啡，市场部说新口味‘像晒干的树叶’，但行政采购按人数定量配给，根本不知道谁喝得多、谁根本不碰。某天下午三点，会议室连泡三杯都没豆子了，临时让前台跑腿买，花了86块打车费——这笔账最后卡在‘零星采购无发票’环节，拖了两周才报销。

小王被叫去解释，她反问：‘我们有审批流、有资产台账、有考勤系统，怎么就连一包咖啡都管不清？’

其实不是管不清，是现有系统压根没留入口。OA系统能走付款申请，但不能记录‘李工连续三天领双份糖包’；固定资产模块可以登记投影仪，但不会提醒‘饮水机滤芯已超期11天’。这些事最后全堆成Excel，存在小王电脑D盘一个叫‘杂项跟踪’的文件夹里。

转机出现在她试用蓝点通用管理系统那天。本来只是想找个地方统一录入茶水间物资，结果发现这软件居然允许她自己画表格——新建一个‘消耗品档案’，字段想加几个加几个：名称、当前库存、安全存量、供应商联系方式、上次到货时间，甚至还能上传采购截图。最让她惊喜的是‘自动提醒’功能：当咖啡豆低于两盒时，系统不仅邮件通知她，还能自动抄送给采购对接人，并生成一条待办事项。

她顺手把其他琐事也搬了进去。比如绿植养护，以前靠保洁阿姨凭感觉浇水，现在每盆植物都有电子档案，绑定养护周期，到日子系统弹窗提醒。还有办公文具申领，过去是填纸质单排队领，现在员工登录系统点一下需求，审批通过后自动扣减库存，连签字痕迹都省了。

真正让部门主管坐不住的，是她做的那个‘会议室零食偏好图谱’。她在每个茶水间出入口放了扫码牌，员工取用预包装食品时扫个码，系统自动归集数据。两周后生成一张图表：3楼西侧会议室最爱吃辣条，而研发部聚集的5楼几乎只拿无糖苏打饼干。行政根据这个调整补货策略，月度采购额直接降了18%。

但这不是重点。重点是各个部门开始来找她‘借系统’。

IT部先来的，说想管服务器耗材，要自定义条码扫描规则；接着是HR，想做个‘团建兴趣投票池’，让员工匿名勾选想去的地点，系统自动统计热度并锁档期；最意外的是法务，他们打算把外部律师资源做成可筛选数据库，按擅长领域、响应速度、历史合作评分来分配案件。

这些需求都没在原始采购清单里，但蓝点系统的逻辑就是：你不一定要等厂商开发功能，你可以自己搭。就像拼乐高，基础模块给了表单、流程引擎、权限组、通知中心，剩下的看你怎么组合。

现在公司内部有个不成文的新规矩：谁要是提了个管理痛点，下一句往往是‘要不你去蓝点上试试能不能建个表？’上周培训新人，讲师打开系统演示如何五分钟建出一个‘离职物品交接清单’，底下有人笑说：‘以后行政的核心竞争力，是不是谁会建表谁说了算？’

小王倒是没想那么多。她只知道，自从把那张A4纸换成系统看板后，再没人因为她没及时补咖啡而瞪眼了。而且昨天她收到一条消息：茶水间库存表被复制到了分公司，对方还加了个‘季节性饮品推荐’字段。