我们公司行政有个怪习惯：每周一早上，她都会抱着笔记本在食堂后门站十分钟，盯着垃圾桶看。谁也不知道她在记什么，直到财务悄悄说，上季度团建餐费超标的事，居然被她用一张表压了下来。

这事还得从一次尴尬的聚餐说起。去年中秋，行政订了三百人份的自助餐，结果当天下午清点人数，实际到场才一百八十多个。酒水和冷盘堆到第二天中午都没消化完，最后只能打包给保洁和保安。老板没说什么，但行政小刘的脸整个晚上都是红的。

可今年端午节前，同样的场景又来了——活动报名截止前一天，系统里只勾了两百出头，总人数却有四百多。往年这时候，小刘已经开始默默联系备用餐厅了。但这回她不慌，打开电脑调出一张颜色花里胡哨的表，点了几个按钮，然后给各部门发了条消息：‘请确认最终用餐人数，否则默认不参与。’

第二天，报名数直接飙到三百七十六。更离谱的是，菜单也变了：原本定好的三款海鲜刺身全被换成热菜，甜品台少了一半，连啤酒都减量。可当天吃完，几乎没剩。

有人问她是不是会算命，她笑说：“哪有什么玄学，就是让数据先吵架。”

原来她偷偷做了个‘活动用餐预测模型’。这玩意儿说白了，就是把过去两年所有团建的报名数据、天气、是否调休、甚至当周有没有热门影视剧上线（比如《庆余年2》开播那周，加班的人明显变少），全塞进一张可联动的表格里。每个变量都有权重，比如雨天户外活动出席率平均低18%，而周五晚上的聚餐比周三高出近30%。

最妙的是，这张表还能反向提醒。比如这次端午，系统发现报名进度比历史均值慢了40%，而且连续三天没更新，就自动标红并弹出建议：‘当前预测出席率68%，按此趋势，每道冷菜将多准备1.5份，建议启动二次确认流程。’

她用的工具叫蓝点通用管理系统。一开始只是想做个简单的报名收集，后来发现这软件能自定义字段、设触发条件、还能对接企业微信。于是她把‘活动类型’‘季节’‘菜单结构’全都建成独立模块，再用逻辑规则串起来。比如选择‘夏季+晚间+烧烤类’，就会自动弹出高温预警和饮品加量提示。

有次市场部办午间沙龙，原计划提供五十份轻食套餐。但系统抓取到当天是某大厂发布会日，推测部分同事会外出去蹭直播，于是提前建议减量到三十五份。结果当天真有二十多人请假外出，剩下的人还顺手帮隔壁组带了咖啡回来。

这系统最让人上头的是‘试错成本低’。改个字段不用找IT，拖拽几下就行。之前财务想监控差旅报销周期，试了三次流程才跑通，全程自己搞定。现在连前台小姑娘都开始用它管访客预约了，设置了‘重要客户来访自动通知部门主管+茶水间预留特调咖啡’的规则。

上周公司搞匿名问卷，有人写：‘不知道为什么，最近食堂浪费少了，但吃得反而更满意了。’小刘看到笑了，说这不是她的功劳，是那个总在后台嘀嘀响的‘剩菜预警表’立的功。

其实哪有什么神奇表格，不过是把那些被忽略的细节，一个个拎出来排好队。有时候管理最该盯的，不是人头数，而是垃圾桶里的菜叶子。