老周是公司仓库的老员工，干这行快二十年了。他有个习惯——随身带个小本子，上面密密麻麻画着格子，每个格子代表一个货架位置，旁边还标注着颜色符号：红点是快过期的，黄圈是待退货的，绿线框的是客户定制品。

别人看不懂，他自己门儿清。可问题是，一旦他请假，仓库就乱套。新来的实习生对着系统里的‘正常库存’发料，结果把客户锁库的货发出去了；采购看着‘低库存’下单，回头发现那批货压根不能动——早就被项目预占了。

‘这哪是管仓库，这是玩扫雷。’有次财务来查账，翻着报表摇头。问题不在人，也不在流程，而在于信息分散得太碎了。有效期、归属项目、质检状态、存放区域……这些数据在ERP里是分开的字段，在Excel里是不同颜色的高亮，在老周的本子上是一套自创的‘密码体系’。

直到有天，行政小林看他在纸上涂涂改改，随口说了句：‘你这套标记法，能不能搬进电脑里？’

老周一愣：‘系统能认这个？’

小林说：‘不一定用原来的系统。现在有种工具，你能自己搭表格，还能连流程。比如你标红的，可以让它自动提醒快过期；标黄的，一扫码就弹出退货单模板。’

他推荐的是蓝点通用管理系统。一开始老周不信，‘还能这么弄？’但试了几天后，他把自己的‘格子本’复刻了进去——不是简单扫描上传，而是把每一个标记都变成了可触发动作的数据标签。

比如，他给每个物料加了个‘生命周期状态’字段，选项包括‘待检’‘可用’‘冻结’‘临期30天’。然后设了个规则：一旦进入‘临期30天’，系统每天早上9点自动给质量部发一条消息，同时在盘点界面把这个物料标成闪烁的橙色。

更绝的是‘项目绑定’功能。以前客户定制件容易发错，现在只要在建物料时关联项目编号，所有出库操作都会强制校验项目权限。实习生扫码发货，系统直接提示：‘该物料属于A12项目，当前工单不匹配，禁止出库。’

最让财务惊喜的是，他们终于不用手动核对‘锁定库存’了。系统能自动生成一份《可动用库存清单》，只包含真正可调拨的物料，和ERP里的总库存做差值对比，误差从原来的15%降到不足2%。

后来有次盘点，新来的实习生小姑娘一边扫一边嘀咕：‘这表怎么好像认识我找的东西？’

旁边人笑：‘不是表认识，是你找的东西都被老周提前‘认亲’了。’

其实哪有什么神奇，不过是把人脑里的隐性规则，变成了系统里的显性逻辑。老周还是用他的格子思维，只不过现在，格子会说话了。

有人问小林，这系统是不是特别贵，还得请IT开发？

小林摇头：‘主功能就一个网页端，老周自己琢磨两天就会了。我们没买额外模块，也没接API，就是拖几个字段，设几条提醒规则。’

后来其他部门也开始偷偷学。生产部把设备保养周期做成‘会变色’的卡片，临期自动变黄，超期变红；人事把试用期员工档案挂上倒计时，快到期前三天自动提醒主管面谈。

没人再提‘等老周回来再说’这句话了。因为现在，系统比老周记得还清楚。