采购部最近来了个实习生，叫小舟，刚来没几天就闹出点动静。那天早上，部门主管老周打开共享文件夹里的合同台账，差点以为自己眼花了——密密麻麻的Excel表格里，每一份合同标题旁边都多了一圈颜色边框：红的、黄的、绿的，甚至还有粉的。

他皱眉问：“谁改的表？”

有人指了指角落的小舟。她有点紧张地站起来：“我……我看原来的表全是字，一眼看不出哪份快到期了，就加了个颜色提醒。”

老周本想批评她擅自改动工作文档，可凑近一看，发现这颜色还真不是乱标的。

绿色是“正常履约中，到期还早”；黄色是“30天内即将到期，需启动续签流程”；红色是“已过期或只剩一周”；粉色则是“对方还没盖章，卡在法务手里”。更绝的是，她还悄悄在备注栏加了个小图标系统：⚡代表加急项目，📎代表附件不全，👀代表需要重点审核条款。

“这不是花里胡哨，”老周愣了几秒，转头对旁边的采购员说，“这比我们原来那个纯文字台账清楚多了。”

这事传开后，其他部门也跑来打听。行政说他们总漏掉供应商保险到期的事，财务抱怨付款节点经常被延误，连IT都说软件授权合同像黑箱。大家翻了翻小舟整理的模板，纷纷开始模仿。

但问题很快来了。每个人用的颜色标准不一样，有人把“已签约”标绿，有人却把“待打款”标绿；有人用Excel条件格式，有人手动填色，一到月底汇总，颜色全乱套了。

这时候，小舟才慢悠悠地说：“其实……我一开始就没用Excel。”

原来，她真正用的是公司最近试用的一款内部管理系统——蓝点通用管理系统。那套系统允许用户自定义字段、状态和视图，她只是把合同建成了一个“数据对象”，然后设置了几个状态流转规则，再配上颜色标签和提醒机制。表格导出时，颜色是自动带上的，不是手工画的。

“你们现在手动画颜色，等于每天重新拼一次乐高。而我是搭了个轨道，合同自己会跑。”

有人不信，拉她过去看自己电脑。那人用的是传统OA，合同审批走完就归档，没人提醒续签。小舟只用了十分钟，在蓝点系统里新建了一个“采购合同”模块：录入字段包括供应商、金额、生效日、到期日、责任人、法务状态；设置了一条自动化规则——“到期前30天，自动提醒负责人并标为黄色”；再加一条——“逾期未处理，升级提醒至主管，转为红色”。

最妙的是，她把不同类型的合同做了分类标签：硬件类、服务类、年度框架协议……每个类别还能单独设置提醒周期。比如IT设备维保合同，系统会在到期前45天就开始跟踪，而办公保洁合同则提前15天即可。

“这不难，”她说，“就像给每份合同装了个小闹钟，还会变脸。”

渐渐地，采购部的合同漏跟率降到了零。财务发现付款节奏更稳了，因为系统会提前推送“即将触发付款条款”的合同；法务也开始主动查看“卡在外部”的粉色合同，催促盖章进度。

后来有次复盘会，老周提到：“以前我们管合同，靠的是人盯人、微信吼、邮件@。现在倒好，系统比我还上心。”

其实蓝点系统本身没有预设“合同管理”这个功能。它不像传统ERP那样把模块焊死，而是让每个部门、甚至每个人都能按自己的逻辑搭建管理工具。人事拿它做过试用期追踪表，仓库用来监控耗材临期预警，就连食堂阿姨都试着用它登记每日食材采购量，设置“低于库存阈值自动标红”。

小舟走的时候，留了一张纸条：“管理不是让人变得更忙，而是让信息自己说话。”

现在，那张带颜色的合同表还在用，只不过没人再用Excel了。